Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen
Medewerker Bestuurssecretariaat / Bestuurssecretaresse
Medewerker Bestuurssecretariaat / Bestuurssecretaresse
Functieomschrijving
Voor de Gemeente Pijnacker-Nootdorp zoeken wij een Medewerker Bestuurssecretariaat / Bestuurssecretaresse.Als Medewerker Bestuurssecretariaat / Bestuurssecretaresse kom je te werken bij Concernstaf waar je samen met vier collega’s het secretariaat van de collegeleden vormt. Je werkt met je collega’s voor de burgemeester. wethouders en gemeentesecretaris en zorgt ervoor dat de ondersteuning soepel verloopt. Samen met één van de collega’s vorm je een duo en ondersteun je als duo de directie en wethouders.
Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:
- Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de bestuurder van A tot Z klopt
- Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen
- Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld
- Meelezen en anticiperen op e-mail van de wethouders
- Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten
- Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie
- Ontvangst en begeleiding van bezoekers
- Alle andere voorkomende secretariële taken
Organisatie
De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente. De komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 57.000 naar 65.000. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen, maar ook door de uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Collega’s voelen zich gewaardeerd en zijn trots om te werken voor Pijnacker-Nootdorp.
De Concernstaf (CST) is een afdeling overstijgende stafafdeling die in opdracht van de gemeentesecretaris ondersteuning biedt aan zowel de ambtelijke als de bestuurlijke organisatie en op een aantal onderwerpen regie voert. Het is een kleine afdeling, van ongeveer 23 mensen, die zich kenmerkt door een adviserend en dienend karakter aan het bestuur en het Gemeentelijk Management Team (GMT). Bovendien voert de CST controles en onderzoeken uit. Onze inzet is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie zodat wij er staan voor de inwoners van onze gemeente.
Jouw profiel
Jij bent een representatieve, betrouwbare en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, bestuurders goed afleest en een proactieve werkhouding heeft.Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.
Functie eisen
- Afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in secretariële / administratieve richting
- Werkervaring de afgelopen 5 jaar in een bestuurlijke omgeving
- Minimaal 1 jaar werkervaring als administratief ondersteuner
- Uiterlijk beschikbaar per 20 mei 2024 voor 20 tot 24 uur per week (ma, di (halve dag), do(halve dag), vrijdag noodzakelijk)
Functie wensen
- Minimaal 3 jaar werkervaring als managementondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie
- Werkervaring in de afgelopen 3 jaar met complex agendabeheer
- Werkervaring met archiverings- en documentatietechnieken in Zaaksysteem en Notubiz
Naar vacature
Meer vacatures van Bright Professionals