Oproep invulling bestuur en commissies
Tijdens de laatste bijzondere ALV (Algemene Leden Vergadering) heeft het bestuur een dringende oproep gedaan aan de leden voor het vervullen van een functie binnen de vereniging. Helaas waren er deze avond niet veel leden aanwezig om er gehoor aan te geven, wel heeft Gerard Groothengel zich beschikbaar gesteld voor de kascontrolecommissie, waarvoor dank.
Duidelijk is wel dat we in de loop van dit jaar niet meer voldoen aan de statutaire verplichting om een bestuur van minimaal 3 personen te hebben (een voorzitter, penningmeester en secretaris). Dit najaar zal ook Rien Heijboer uit het bestuur treden en resten er nog twee bestuursleden te weten Marco van Wassenaar en Wout Messemaker, waarvan de laatste ook nog met zijn gezondheid tobt.
Dit is een zorgelijke ontwikkeling voor onze vereniging. Samen vormen we de club, leden en bestuur, en moeten we samen ook die verantwoordelijkheid dragen. Je kunt het niet afdoen met “ik betaal gewoon mijn contributie en ze zorgen maar dat alles geregeld is” want zo werkt het helaas niet.
Als iedereen de club helpt en een rol oppakt, hetzij door vrijwilligerswerk, training geven, leideren, bar- en keukendienst, schoonmaak, scheidsrechter maar zeker ook daar sturing aan geven door zitting te nemen in een commissie en/of bestuur kunnen we een levendige familieclub zijn.
Je kan niet steeds terugvallen op die paar mensen die hun nek uit willen steken en voor steeds meer taken komen te staan – we vragen iedereen zijn/haar verantwoordelijkheid als lid van de vereniging te nemen en een taak op te pakken. Vele handen maken licht werk en samen sta je sterk.
Vanuit de vergadering werd geopperd om de diverse taken iets meer toe te lichten omdat uit de oproep niet blijkt wat de diverse functie precies inhouden en “welke competenties dan wel hoeveel tijd” deze vrijwilligerstaken zouden inhouden. We doen een poging om e.e.a. toe te lichten:
leden voor de kascontrolecommissie
Wat is de taak van een kascontrolecommissie? De kascommissie controleert de kas.Zij is verantwoordelijk voor het financieel verslag, naleving van de (wettelijke) regels en het signaleren van risico’s. De kascommissie is de enige commissie binnen een vereniging die wettelijk verplicht is. In de wet staat in artikel 2:48 van het Burgerlijk Wetboek dat een dergelijke commissie verplicht is. Dat is het geval als de boeken van de vereniging niet door een externe accountant worden gecontroleerd. De algemene vergadering benoemt minimaal twee personen die de cijfers controleren.
De naam ‘kascommissie‘ is weliswaar ingeburgerd, maar eigenlijk is de naam fout. Deze commissie doet immers veel méér dan alleen het controleren van de kas. De wet spreekt simpelweg over ‘de commissie’: “De commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten met toelichting en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit“
De leden van de kascommissie moeten voldoende kennis hebben om het financieel verslag te controleren, al dan niet met bijstand van een deskundige. Als de penningmeester aan de commissieleden moet vertellen wat zij moeten doen heeft de controle natuurlijk weinig zin. Voor de controle is meestal weinig boekhoudkundige kennis nodig. Dit komt omdat de commissie niet op de eerste plaats de administratie van de vereniging controleert, maar het financieel verslag. Toch is het, zeker bij grotere organisaties, gewenst dat de leden van de kascommissie enige kennis van boekhouden en van jaarrekeningen hebben. En natuurlijk is cijfermatig inzicht vereist. De commissie zal op het gebied van het financieel verslag minstens een gelijkwaardige gesprekspartner voor de penningmeester moeten kunnen zijn.
- kantinebeheerder
De huidige beheerder heeft eerder al laten weten te willen stoppen maar de taken waar te nemen tot een opvolger is gevonden. Dat vinden we erg jammer, maar we respecteren natuurlijk deze keuze. Daarom zijn we op zoek naar een opvolger.Als kantinebeheerder ben je onder meer verantwoordelijk voor de inkoop van de kantinevoorraad en contacten met leveranciers, het inplannen en inwerken van kantinevrijwilligers, de geldelijke stromen en waar nodig het meedraaien van een kantinedienst. Je hebt/krijgt de benodigde opleidingen voor een goed beheer. De werkzaamheden doe je samen met je collega’s en bedragen gemiddeld zo’n vier uur per week. Dit is afhankelijk van evenementen die af en toe plaatsvinden in de kantine. Jij (of je collega) opent en sluit de kantine op de vastgestelde tijdstippen. Je krijgt veel vrijheid voor de invulling van deze taak, waarbij ondernemerschap heel goed van pas komt. Als kantinebeheerder kun je een maandelijkse vrijwilligersvergoeding ontvangen
Wij vinden het belangrijk dat onze voetbalvereniging helemaal van deze tijd is. Dat iedereen zich er thuis voelt en dat zowel de club, als sportaccommodatie, maar zeker ook als kantine voldoet aan ieders verwachtingen.
bestuursfunctie penningmeester
De penningmeester gaat over het geld van de vereniging. Kort en goed gaat het om alle zaken die financieel belang hebben. Ook stelt de penningmeester jaarlijks de jaarrekening op.De penningmeester gaat over de penningen. Dat is een oudhollandse benaming voor geld.
- Beheert de geldmiddelen;
- Verzorgt de administratie van de inkomsten en uitgaven;
- Begeleidt en beheert de financiën van de commissies;
- Zorgt voor informatie voor de kascontrolecommissie;
- Onderhoudt contact met de ledenadministratie voor rekeningen contributies en boetes;
- Doet de betalingen namens de vereniging;
- Maakt facturen op;
- Maant leveranciers aan;
- Verzorgt de contacten met een eventueel administratiekantoor t.a.v. de begroting en de salarisadministratie;
- Vraagt subsidies aan;
- Stelt jaarlijks een begroting op;
- Maakt jaarlijks de jaarrekening op
- Geschatte tijdsinvestering 4 uur/week
- bestuursfunctie secretaris
De secretaris stelt de agenda op en notuleert tijdens de vergaderingen. De secretaris zorgt dat de administratie op orde is. Een secretaris is onlosmakelijk verbonden met de voorzitter van de vereniging. Samen leiden ze de vergadering. De voorzitter zit de vergadering voor en de secretaris zorgt dat de agenda van tevoren wordt verstuurd en de besluiten worden genotuleerd.De secretaris heeft meerdere taken:
- De agenda van de vereniging opstellen en aan de leden versturen.
- Erop toezien dat de algemene vergadering tijdig bijeen wordt geroepen.
- Het notuleren tijdens de vergadering, en na de vergadering het verslag opstellen.
- Het in de gaten houden van de procedures en het vastleggen van actiepunten.
- De administratie in de gaten houden. Dit behoort grotendeels ook tot de taken van de penningmeester.
- De inschrijven bij de Kamer van Koophandel in de gaten houden. Als er bijvoorbeeld een bestuurswissel plaatsvindt, moet de secretaris dit aan de Kamer van Koophandel doorgeven.
- Geschatte tijdsinvestering 4 uur/week
Het bestuur van de vereniging moet minimaal één keer per jaar vergaderen. Maar bij Rhoon is dit maandelijks en de ALV is 2x / jaar. De secretaris moet in de gaten houden dat de vereniging op tijd vergadert.
In de notulen van de vereniging moeten alle afspraken komen te staan die tijdens de vergadering zijn besproken. Aan de hand van die afspraken zijn vaak actiepunten gekoppeld. In de volgende vergadering wordt dan weer gekeken of al deze actiepunten zijn afgewerkt.
In artikel 2:38 van het Burgerlijk Wetboek is bepaald dat de secretaris van het bestuur ook optreedt als secretaris tijdens de algemene vergadering, tenzij de statuten anders bepalen.
- webmaster website en beheerder socials (Facebook, Twitter, Instagram)
Een webmaster, ook webbeheerder genoemd, is de beheerder van een website. Hij of zij maakt de pagina's van een site en onderhoudt ze. Een webmaster is verantwoordelijk voor de oplossing van technische problemen van de site en vaak ook voor de inhoud ervan.Een webmaster heeft doorgaans kennis van HTML en CSS maar bij v.v. Rhoon wordt een CMS gebruikt (Content Management System) dat is gebouwd en beheerd door de KNVB en gelinkt is aan Sportlink.
De handleiding en het systeem voorziet in voldoende tools zodat iedereen er mee zou moeten kunnen werken. Wel is voldoende kennis van de Nederlandse taal en bijvoorbeeld bewerken van foto's een pré.
Zorg dragen voor een – zowel inhoudelijk als uiterlijk – kwalitatief goede website met als uitgangspunt dat de website in eigen beheer en met eigen verenigingsmiddelen wordt gerealiseerd. Daarbij spelen de volgende kerntaken:
- Stimuleren van de leden tot het aanleveren van content.
- Samenstelling van de inhoud.
- De technische verwerking en realisering.
- Zorg voor de te gebruiken apparatuur.
- Draagt zorg voor het updaten van de website.
- Tijdsinvestering: 2 - 4 uur per week. Bij hoge uitzondering meer
Daarom is deze functie in combi gedaan, maar kan ook worden opgesplitst in “website” en “socials” uiteraard door meerdere personen. De huidige webmaster is gaarne bereid toelichting op de werkzaamheden te geven en de nieuwe kandidaten in te werken.
- bestuursfunctie Technische Commissie (TC)
Deze afgevaardigde vanuit de TC is tevens algemeen bestuurslid van de vereniging. Momenteel wordt deze taak uitgevoerd door Rien Heijboer, maar deze is bij de najaars ALV komend seizoenmeer...
Opslaan en terug Naar vacature
Meer vacatures van Vv Rhoon
Gerelateerde vacatures aan Oproep invulling bestuur en commissies
Zeeman textielSupers - Sneek
Jouw bijbaan als VerkoopmedewerkerBen je op zoek naar een baan met veel vrijheid, variatie en een leuk team? Als Oproep Verkoopmedewerker bij Zeeman heb je geen vaste dagen. Je wordt gevraagd of je kan werken als het team - Volledige vacature bekijken
Eminent Groep - Lemmer
Bij deze opdrachtgever ben je binnen de rol van Adviseur Duurzaamheid verantwoordelijk voor het realiseren van de gestelde doelstellingen vanuit het bedrijf. Je geeft invulling aan de duurzame visie van deze opdrachtgever. - Volledige vacature bekijken
Eminent Groep - Lemmer
Bij deze opdrachtgever ben je binnen de rol van Adviseur Duurzaamheid verantwoordelijk voor het realiseren van de gestelde doelstellingen vanuit het bedrijf. Je geeft invulling aan de duurzame visie van deze opdrachtgever. - Volledige vacature bekijken