Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen
Management Assistent
Ben jij de management assistent die wij zoeken?
Functie omschrijving
Door jouw perfecte organisatievermogen geef jij het management van de afdeling Fire Brigade, Crisis & Safety Training de ruimte om op een succesvolle manier Schiphol te besturen. Hiermee draag je bij aan de veiligheid van onze passagiers en medewerkers op en rondom het vliegveld. Als Management Assistent zorg je voor een adequate ondersteuning van de senior manager, zijn/haar MT leden en collega's. Je verzorgt standaard secretariële taken, zoals complex agendabeheer (ingegeven door alle verschillende roosters waarin mensen werkzaam zijn), (digitaal) dossierbeheer, boeken van zakenreizen en het verzorgen van correspondenties en mailverkeer. De mailbox beheer jij op actieve wijze, ontzorgen van de senior manager is hier het sleutelwoord.Je filtert urgente bericht van minder urgent en volgt acties zelf op of voorziet de manager van een overzicht waar snel op te reageren. Tevens ben jij het centrale aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten, en weet zelfstandig vragen en verzoeken op te pakken en op te volgen. Werkzaamheden die ook op jouw bord terecht kunnen komen zijn het organiseren van teammeetings (intern of op externe locatie), waarbij jij de centrale rol hebt in het opzetten en vormgeven van het programma. Van A tot Z regel jij de dag tot in de puntjes, niemand heeft er omkijken naar. De communicatie is helder, iedereen weet waar zich te melden en hoe laat. Ook verzoeken tot het organiseren van sollicitatiegesprekken, meet ups met samenwerkingspartners of andere stakeholders komen veelvuldig langs. De "assistent of the future" fungeert ook als de "ogen en oren" voor de senior manager. Hij/zij voelt de sfeer aan op de afdeling, is vertrouwenspersoon en neemt deze rol ook serieus.
Je durft mensen een Spiegel voor te houden, zonder onnodige te confronteren of uit je rol te stappen. Richting Senior Manager doe je dit ook. Een keertje klagen mag altijd, maar dan gaan we er weer met frisse moed tegen aan! Tenslotte ben je in staat om "draft" presentaties van de senior Manager of MT lid, om te zetten in een presenteerbaar geheel. Je begrijpt de kern van de boodschap en ondersteunt de manager met het op papier krijgen van het verhaal in Powerpoint, Excel of word. Jij bent professioneel in het ontzorgen van de manager(s) voor wie je werkt.
Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, als in het Nederlands en Engels. Je hebt een gave om sfeer aan te voelen en gaat hier op een juiste, integere manier mee om. Je maakt het bespreekbaar als emoties oplopen, maar durft ook mensen aan te spreken of hun gedrag te spiegelen. Je helpt collega's graag ("nee" is geen optie), bent oplossingsgericht en creatief, maar weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden. Pro-actief en zelfstandig handel jij mailverkeer, verzoeken of deliverables af waardoor je jouw manager(s) werk uit handen neemt. Jij weet op de juiste manier urgent werk te signaleren en een manager er op aan te spreken dat op te pakken. Je volgt dit op en biedt aanvullende hulp aan waar gewenst. Jij hebt hier lol in en vind je baan daarom zo leuk.
Tenslotte, je bent iemand die niet snel van de leg is. Tegen hoge werkdruk en of veranderingen ben je opgewassen.
Functie eisen
- MBO werk,- en denkniveau;
- Nederlands en Engels in woord en geschrift;
- Kennis van programma's als Oracle en eVesta;
- Microsoft Outlook/ Word/ Excel en Powerpoint kent geen geheimen voor je;
- je bent 32 - 36 uur per week beschikbaar.
Bedrijfsprofiel
Onze opdrachtgever is een luchtvaartonderneming met een belangrijke maatschappelijke opdracht. Met de luchthavens creëren wij waarde voor een samenleving en de economie. Kom je aan boord bij onze opdrachtgever, dan kom je in een wereld die altijd in beweging is. Hierbij gaan wij uit van jouw eigen talenten en kwaliteiten, want die hebben zij hard nodig om hun ambities waar te maken: Europe's Preferred Airport te worden en te blijven en een zero-waste airport in 2030. Met slimme (digitale) oplossingen kunnen zij de processen op Schiphol beter voorspellen, zodat reizigersstromen goed en snel verlopen. Zo geven zij hun passagiers een excellente (digitale) klantbeleving en bieden zij de passagiers steeds meer persoonlijke relevante informatie op maat.meer...
Meer vacatures van Werkreturn