Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen
Havensteder
administratief medewerker Dagelijks Onderhoud
een kei in administratieve werkzaamheden die als spin in het web fungeert
36 uur
MBO
ROTTERDAM
Vaste baan
Reageren kan tot 14 juni 2023
Dit ga je doen
Als stafmedewerker administratie (36 uur per week) ondersteun je de directie Onderhoud & Ontwikkeling op administratief gebied in de breedste zin van het woord. Je ondersteunt met name de onderhoudsinspecteurs met administratieve werkzaamheden. De werkzaamheden van de stafmedewerker zijn deels routinematig en deels gevarieerd qua inhoud. De tijdsindeling is onderhevig aan ad hoc vragen. Bij het indelen van de werkzaamheden ben je gebonden aan het werkaanbod, regels en richtlijnen en het beleid hieromtrent. Je fungeert als spin in het web binnen de afdeling Dagelijks Onderhoud. Je werkt samen met 3 andere stafmedewerkers administratie.
Administratieve ondersteuning Dagelijks Onderhoud
- Handelt zaken in Iris, taken in DE en STI mails af die binnen komen van de onderhoudsinspecteurs.
- Bij het maken van de brieven bewaak je de huisstijl.
- Maakt afspraken met onze huurders op verzoek van de onderhoudsinspecteurs
- Maakt standaardbrieven aan of past deze aan in samenspraak met afdeling Communicatie daar waar nodig.
- Is verantwoordelijk voor het IWV-traject, offertes aanvragen, akkoordverklaringen sturen en opdrachten aanmaken.
- Houdt het Excel bestand m.b.t. zelf aangebrachte voorzieningen en gerief aanvragen bij.
- Verwerken van de opdrachten in het Leveranciersportaal.
- Zorgt voor korte lijnen met de afdeling K&S, FA en Incasso.
Rekening huurder
- Controleert de formulieren, maakt de opdrachten aan naar de aannemer.
- Vraagt proces-verbaal aan bij de huurder bij inbraak en bewaakt of deze binnen gestelde termijn binnenkomt en het reparatie proces hiervan naar de aannemer.
Huurcommissie
- Zet de deadlines in de agenda’s van de onderhoudsinspecteurs
- Checkt of de data voor onderzoek of Zitting in de agenda van desbetreffende onderhoudsinspecteur staat.
- Voegt stukken toe aan de Huurcommissie dossiers op verzoek van de onderhoudsinspecteur.
Huurkorting (of algemeen)
- Berekenen en verwerken eenmalige vergoedingen/huurkorting
- Naar aanleiding van eenmalige vergoedingen, verwerken verhuurcreditnota’s
Ondersteuning Serviceteam Onderhoud
- Controleren en boeken van gemaakte uren en materialen
Politie invallen
- Contacten onderhouden met politie en Openbaar Ministerie.
- Opvragen van informatie met betrekking tot invallen
- Verwerken van facturen naar de politie of Openbaar Ministerie
- Beheren van dossiers van adressen van invallen, met betrekking tot vragen die hieruit komen van verschillende afdelingen.
- Het tussentijds informeren naar de huurder, wat de status is van afhandeling
- Het afhandelen proces Medische inval.
LI-IL1
"spin in het web"Hier herken jij jezelf in
Je hebt aantoonbaar mbo werk- en denkniveau, aangevuld met relevante secretariële en of administratieve werkervaring. Je bent een kei in het werken met gedigitaliseerde systemen en kan goed prioriteiten stellen.
Daarnaast heb je:
- een proactieve houding;
- een collegiale instelling, gericht op optimale samenwerking, maar ook alleen sta jij je mannetje;
- een flexibele instelling: een 9 tot 5 mentaliteit is je vreemd en voor veranderingen loop je niet weg;
- je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
- gevoel voor humor en je bent betrokken bij de organisatie.
- Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met mogelijkheid tot verlenging.
- Een bruto maandsalaris in schaal F van de CAO Woondiensten (min. € 2.835,= en max € 3.438,= op basis van 36 uur).
- Reiskostenvergoeding volgens de regeling reiskosten Havensteder.
- Een persoonlijk loopbaanontwikkelingsbudget zodat je je blijft ontwikkelen. Naast dat er vanuit Havensteder opleidingsbudget beschikbaar is, bouw je jaarlijks € 900,- op om zelf in te zetten voor een opleiding naar keuze.
- Je komt terecht in een hecht team met een Rotterdamse werksfeer! Handen uit de mouwen!
- Een uitdagende functie met veel uitdagingen en verantwoordelijkheden.
- Werken op een flexibele, hybride werkplek met een informele werksfeer.
- Eigen laptop en mobiele telefoon.
- Tot slot: balans tussen werk en privé is belangrijk, daar maken we graag flexibele afspraken over (4 x 9 uur is mogelijk).
Het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) behoort tot de procedure.
Reageer!
Is deze functie wat voor jou? Solliciteer dan direct door jouw motivatiebrief en CV te uploaden!
meer...
Meer vacatures van Havensteder