Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Directiesecretaresse

Standplaats: Utrecht
Startdatum: 13-05-2024
Einddatum: 15-11-2024
Tijdelijk dienstverband: Ja
Uren per week: 24-32
Online sinds: 18-04-2024

Functie

Voor een non-profit organisatie in Utrecht zoeken we een Directiesecretaresse.
De duur van de opdracht betreft 6 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 24-32 uur per week.

Bedrijfscultuur

Werken bij de Provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultureel erfgoed, de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.

Functiebeschrijving

Door interne ontwikkelingen heeft onze directiesecretaresse meer handjes nodig!! Zij kan je hulp goed gebruiken bij het uitvoeren van de dagelijkse en extra taken. Je primaire verantwoordelijkheid is het bieden van excellente secretariële ondersteuning samen met de directiesecretaresse aan de algemeen directeur/provinciesecretaris. Samen ontzorgen jullie de directeur zodat zij zich optimaal op haar taken kan richten. Je bent in staat om flexibel in te spelen op de situatie als de omstandigheden daarom vragen en je hebt geen 9-tot-5-mentaliteit. Je bent een aanpakker, toekomstgericht, digitaal vaardig en krijgt zaken voor elkaar. Je werkt samen met de directiesecretaresse in een klein team rond de directeur ook nauw samen met de directieadviseur.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
• Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
• Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Je vraagt door en durft kritisch te zijn op de (vergader)verzoeken;
• Zorgen dat de directeur tijdig over de juiste (vergader)stukken en informatie beschikt;
• Bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten en het stellen van prioriteiten daarin;
• Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het kritisch controleren van de ter ondertekening aangeboden correspondentie. Je bewaakt de archivering van in- en externe post;
• Het organiseren van ontvangsten, (afscheids)bijeenkomsten en (buitenlandse) reizen van de algemeen directeur en het directieteam.

Jouw profiel

• Je heb een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO4-niveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse binnen een politiek/bestuurlijke omgeving in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met Outlook, Word, Excel en MS teams;
• Je hebt werkervaring met het notuleren van vergaderingen;
• Je bent beschikbaar om te werken op de woensdag en vrijdag.

Verdiensten

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 2.500,- en € 4.500,- (o.b.v. 36 uur), of een max. uurtarief van € 65,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.

Solliciteer direct

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van Vbci
Meer Directiesecretaresse vacatures