Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Office Manager bij Stichting Science Park

Startdatum: 1 maart 2023
Standplaats: Utrecht

Het gebied

Utrecht Science Park is met 30.000 werknemers en 55.000 studenten het grootste science park van Nederland. Samen werken we aan een gezonde, duurzame samenleving.

Stichting Utrecht Science Park

Stichting Utrecht Science Park richt zich op gezamenlijke profilering, community building, events en lobby van het Utrecht Science Park. Dit doen we samen met partners zoals Universiteit Utrecht, Hogeschool Utrecht, UMC Utrecht, het Prinses Máximacentrum, RIVM en R&D bedrijven zoals Genmab. De stichting bestaat uit een team van ca. 10 fte en wordt afhankelijk van lopende projecten aangevuld met externe krachten.

Functi

e
Als Office Manager vervul je een spilfunctie binnen ons team. Je hebt een divers takenpakket en je bent het visitekaartje van de organisatie. Je draagt zorg voor de uitstraling van het kantoor, bezoekers worden professioneel en enthousiast door jou ontvangen en je biedt professionele administratieve ondersteuning aan de directeur-bestuurder en het team. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit agendabeheer, het redigeren van stukken voor de Raad van Toezicht en andere bestuurlijke overleggen, het boeken en faciliteren van vergaderruimten, telefoon-, email- en postafhandeling. Je regelt alle operationele taken binnen het inkoopproces, facilitaire zaken en de daaruit voortvloeiende administratieve taken waaronder het voorbereiden van betalingen en het administreren en verzenden van facturen en bestellingen. Je bent het primaire aanspreekpunt van onze accountant voor het aanleveren van de stukken voor de boekhouding en salarisadministratie die extern wordt verzorgd. Je onderhoudt de contacten met externe contractspartijen, zoals pensioenfonds, verzekeraars, verhuurder, schoonmaak en de leverancier zoals van onze ICT-diensten.

Oftewel: je bent verantwoordelijk voor een veelzijdig takenpakket en doordat je voor en met verschillende collega’s en relaties werkzaamheden uitvoert, is geen dag hetzelfde!

Jouw profiel

Jouw visie van een plezierige werksfeer is een sfeer binnen het team waarbij hard werken hand in hand gaat met veel werkplezier. Je beschikt over het vermogen om vijf stappen vooruit te denken, durft initiatief te nemen en communiceert duidelijk. Er schuilt een gezonde dosis gedrevenheid en passie in jou en dit komt terug in jouw werkhouding. Belangrijk binnen deze rol is dat je creatief bent in je manier van denken en communiceren. Je hebt de intentie om van iedere taak een succes te maken en bijt je daar ook graag in vast. Daarbij ben je flexibel, servicegericht en je hebt een goed gevoel voor verhoudingen. Je vindt het leuk om ervoor te zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld is achter de schermen en je helpt anderen graag.

Wij bieden

• Een uitdagende en afwisselende baan met veel verantwoordelijkheden binnen een

professionele netwerkorganisatie en omgeving (32- 40 uur)

• Een marktconform salaris (op basis van 40 uur) van Euro 3000-3500, exclusief 8% vakantietoeslag en eindejaarsbonus
• Gevarieerde werkzaamheden binnen een gezellig team
• Een werkomgeving waar men op een directe en respectvolle manier met elkaar omgaat

Vereisten

• Afgeronde secretariële opleiding
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring
• HBO werk- en denkniveau
• Goede kennis van het MS-Officepakket
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (woord en geschrift) en Engelse taal (woord)
• Ervaring met administratie
• Affiniteit met IT is een pré
• Zelfstandig en meedenkend
• Voelsprieten voor in- en externe verhoudingen

Enthousiast geworden?

We ontvangen graag je motivatiebrief waarin staat waarom je graag bij Stichting Utrecht Science Park wilt werken en waarom jij de ideale kandidaat bent om ons team te komen versterken.

Deze brief stuur je samen met je cv of LinkedIn profiel naar
meer...



Meer vacatures van Utrecht Science Park