Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Administratief medewerker Evenementen en Dienstreizen

Versterk jij de directie Bestuursondersteuning en neem je verantwoordelijkheid voor goed geregelde evenementen en dienstreizen? En heb jij uitstekende digitale vaardigheden en van nature aandacht voor mensen en details? In deze administratieve functie werk je op één van de mooiste plekken van Den Haag: Paleis Kneuterdijk.

Binnen de afdeling Secretariaten, Interne en Externe Betrekkingen is een vacature ontstaan voor de functie van:
Wat ga je doen
Samen met je collega’s van Interne en Externe Betrekkingen draag je zorg voor het organiseren van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen en de evenementen die in het paleis Kneuterdijk plaatsvinden. Medewerkers en gasten van de Raad van State weten jou te vinden met al hun vragen, je bent een spin in het web. Je draagt zorg voor de administratieve en logistieke voorbereiding van de evenementen, je gaat in gesprek met de organiserende partij en je bied ook ondersteuning aan de gasten op de evenementen zelf. Je bent continue op zoek hoe we onze processen kunnen verbeteren met behulp van automatisering.

Je bent in deze functie verantwoordelijk voor:
Het organiseren en boeken van dienstreizen en vervoer
Het ondersteunen van de dienstreizigers op afstand tijdens de reis
Het up-to-date houden van de relatiegegevens van de Raad
De verzending van fysieke stukken
Het opstellen van gasten- en deelnemerslijsten
Versturen van interne en externe uitnodigingen en de opvolging daarvan

Je ondersteunt je collega’s bij:
Het administratieve proces t.b.v. evenementen, bijvoorbeeld het opstellen van draaiboeken en organiseren van het evenement
Het beantwoorden van e-mails aan de afdeling Interne en Externe Betrekkingen
Het up-to-date houden van de relatiegegevens van de staatsraden
Het administratieve proces rondom officiële bijeenkomsten
Het ondersteunen bij een evenement, bijvoorbeeld in de garderobe, registratie of bij cateringwerkzaamheden
Het deelnemen aan het evenementenoverleg
Lees meer
over Wat ga je doen
Ben jij dit?

Wij vragen van jou:

een afgeronde opleiding op MBO-niveau;
aantoonbare ervaring met Microsoft applicaties zoals Excel, Outlook en Forms
relevante ervaring op administratief of secretarieel gebied;
flexibele inzetbaarheid i.v.m. evenementen;
zin om je verder te ontwikkelen in relevante digitale vaardigheden.

Het is een pré als je:

ervaring hebt met het organiseren en boeken van dienstreizen en vervoer;
ervaring hebt met het organiseren van evenementen;
kennis hebt van Microsoft CRM.

Als persoon:

heb je oog voor detail;
ben je representatief en dienstverlenend;
ben je proactief;
ben je geduldig.
Naast bovenstaande vinden we het belangrijk dat je organisatiesensitiviteit hebt, goed kunt plannen en organiseren en integer bent. Meer informatie kun je vinden in het functieprofiel van

.
Om samen een prettige manier van samenwerken te vinden en omdat dit werk aanwezigheid vereist, werken we grotendeels op kantoor en bij uitzondering vanuit huis. Gezien de huidige bezetting is woensdag een dag op kantoor.

Lees meer
over Ben jij dit?

Dit is

wie wij zijn
De Raad van State is onafhankelijk adviseur van de regering en het parlement voor wetgeving en bestuur en de hoogste algemene bestuursrechter van Nederland. Werken bij ons betekent betrokken zijn bij maatschappelijk relevante thema’s in een organisatie die volop in beweging is. Bij de Raad van State werken 70 staatsraden en ruim 600 medewerkers. Samen beschikken we over een schat aan kennis: een perfecte leeromgeving dus. De sfeer is informeel, waardoor je makkelijk een collega kunt benaderen als je iets wilt weten. Ook is er aandacht voor een goede werk-privébalans, zo is het mogelijk om je werktijd in overleg flexibel in te delen.

De afdeling Secretariaten en Interne en Externe Betrekkingen maakt deel uit van de directie Bestuursondersteuning (BSO). De directie verzorgt de inhoudelijke en administratieve ondersteuning aan de vice-president en secretaris ten behoeve van de uitoefening van hun taken. De afdeling Communicatie, de stafafdeling Informatievoorziening, de afdeling Interne en Externe Betrekkingen en het Woo-punt maken deel uit van de directie.

Lees meer
over Dit is wie wij zijn

Wat we onze collega’s

aanbieden
Inschaling vindt plaats in schaal 7/8 (CAO Rijk) afhankelijk van werkervaring, waaraan bij een 36-urige werkweek in schaal 8 een salaris verbonden is van maximaal € 3.954,- bruto per maand. Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Daarnaast bouw je pensioen op bij het ABP waarbij de werkgever 70% van de premie betaalt.

De Raad van State hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Lees meer
over Wat we onze collega’s aanbieden
De
procedure

Voor meer informatie over de functie, neem contact op met:

Irma Grooten

Hoofd afdeling Secretariaten en IEB.
E-mail

Je sollicitatie met cv kun je, onder vermelding van vacaturenummer PO-2024-27 en t.a.v. Janne van der Veer, tot 1 mei 2024 mailen naar:

Bijzonderheden

De sollicitatiegesprekken worden gevoerd op 6 mei. Die dag voer je twee gesprekken van ongeveer een half uur met elk 2 of 3 personen.
De Raad van State stelt zich tot doel gelijkheid, diversiteit en inclusie te bevorderen; dat zien wij graag weerspiegeld in onze teams.
Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Als je dat wilt, kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van De Raad Van State