Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Event planner

Vacature event planner bij retraitecentrum Venwoude
Vind je het leuk om te organiseren, communiceren en laveren tussen klant en organisatie? Kun je projectmatig werken en heb je affiniteit met ons vakgebied?

Dan ben jij wellicht die nieuwe collega die we zoeken! Wie wij zoeken In je functie als event planner ben jij een belangrijke schakel tussen het Venwoude-team en onze klanten. Aan de ene kant ontzorg je de klant in de praktische voorbereidingen van zijn of haar event en weet je de verwachtingen goed te managen. Aan de andere kant ken je de mogelijkheden van Venwoude en stem je alles goed af met de operationele afdelingen (keuken, huishoudelijke dienst en de hosts). Je bent in staat om projectmatig te werken en je eigen werk goed te organiseren. Hierbij denk je vooruit en behoud je overzicht van de verschillende taken en processen per klant en per event. Je hebt oog voor detail. Je bent in staat vriendelijk, helder en duidelijk te communiceren en je in te leven in zowel de klant als het Venwoude-team dat de uitvoering van het event faciliteert. Je bent zorgvuldig, gestructureerd en planmatig, maar ook communicatief, efficiënt en resultaatgericht. Wie wij zijn Venwoude is een retraitecentrum op een prachtig landgoed van 16 hectare in Lage Vuursche. Op het landgoed staan verschillende -deels monumentale en bijzondere- gebouwen waar onze klanten in kunnen verblijven tijdens hun meerdaagse retraites of trainingen. Alles wat wij als Venwoude-team doen is erop gericht om de klant en haar deelnemers een optimale retraitebeleving te geven. Op deze manier kunnen de trainers/teachers en de deelnemers zich volledig concentreren op hun eigen programma en ontwikkeling. Wij staan voor verbinding, diepgang, ontzorging en schoonheid. Venwoude wordt gedragen door een betrokken en gedreven kernteam dat bestaat uit 12 vaste medewerkers en een aantal ZZP-ers met een vaste rol. Daarnaast werken we met een flexibele pool van zzp-ers die de operationele diensten invullen. Onze doelgroep bestaat uit mensen die zich persoonlijk willen ontwikkelen en hun bewustzijn willen verruimen. Denk aan activiteiten zoals lichaamswerk, massage- opleidingen, tantra-opleidingen, leiderschapstrajecten, bewustzijnsverruimende retraites. Venwoude is een organisatie in transitie, waarbij er nog veel in beweging is om te komen tot een florerend retraitecentrum. We verwelkomen graag iemand die een bijdrage kan leveren aan deze dynamiek en open staat voor verandering en meebouwt aan de toekomst van Venwoude.

De kwaliteiten die we zoeken

• HBO niveau denk- en werkniveau  Goede communicatieve vaardigheden  Organisatietalent en affiniteit met projectmanagement  Probleemoplossend vermogen met oog voor detail  Je bent stressbestendig  Je bent hands-on en hebt geen 9 tot 5 mentaliteit  Je kunt snel schakelen en behoudt overzicht over de verschillende taken  Je overziet de impact van jouw werk op anderen en houdt daar rekening mee  Je kunt goed overweg met Microsoft programma’s, zoals Office, Teams, Planner  Ervaring met planmatig werken in de horeca- of evenementenbranche is een pré  Ervaring met boekingen en boekingssystemen is een pré  Affiniteit met persoonlijke en spirituele ontwikkeling  Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

Het takenpakket bestaat o.a. uit

• Aanvragen vanuit de mail beantwoorden en opvolgen  Nieuwe klantboekingen verwerken in ons boekingssysteem  Het draaiboek formulier voor events opstellen en afstemmen met klant en de

operationele afdelingen van Venwoude  Facturatieproces van je klanten beheren (aanbetalingsfacturen en eindfacturen
versturen en debiteuren beheren)  Accountmanagement; relatiebeheer van jouw klanten  Afstemmen, verwerken en beheren van de event planning (opties inplannen,

verschuivingen in de planning bijwerken, status van events bijwerken)  Deelname aan operationeel overleg en andere relevante overleggen  Bijdragen aan het optimaliseren van interne werkprocessen op de afdeling

‘boekingen en verhuur’  In sommige gevallen rondleidingen geven aan nieuwe klanten  Je taken en projecten bijhouden in Mircrosoft Planner  Structureren en archiveren van klant documentatie  Problemen oplossen in de voorbereiding en uitvoering van events  Standaardiseren van klant- en contractafspraken

Ons aanbod

• Afhankelijk van je kennis en ervaring een salaris van 2.250 – 2.750 euro bruto op 36- urige weekbasis
• Mogelijkheid om parttime te werken, minimaal 24 uur tot maximaal 32 uur per week met vaste dagen van aanwezigheid op kantoor
• 25 vakantiedagen (op basis van fulltime) en 8% vakantiegeld  Een leuke functie in een dynamisch veranderende organisatie met een fris,

enthousiast team van medewerkers op een prachtige, magische locatie  Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals tegen gereduceerde kosten mee kunnen
lunchen  Oog voor je persoonlijke ontwikkeling en teambuilding
meer...



Meer vacatures van Venwoude