Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Beleidsmedewerker Informatievoorziening & Recordmanagement

Publicatiedatum: vrijdag, 26 augustus 2022
32-36 uur

Functie

Hoe zie jij dat?’
Die vraag wordt bij ons vaak gesteld. Hou jij ervan om elke dag bezig te zijn met het beheren en implementeren van de informatiestromen (zowel digitaal als fysiek). Wil jij

(pro)actief meedenken over vakinhoudelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen binnen de organisatie op dit gebied, zoals bijvoorbeeld de archiefwetgeving en Omgevingswet. En wil jij de organisatie, adviezen en ondersteuning geven op het gebied van inrichting, optimalisatie en beheer van de processen en procedures omtrent de (documentaire) informatievoorziening. Ga jij daarbij nieuwe ontwikkelingen niet uit de weg en wil jij de medewerkers van de gemeente ondersteunen bij de overgang naar een nieuw zaaksysteem? Word dan Beleidsmedewerker Informatievoorziening & Recordmanagement bij Gemeente Westland.

Hoe een werkdag er ongeveer uitziet

Documentatie informatievoorziening (DIV) is een uitdagend team dat continu in ontwikkeling is. ’s Ochtends tref je jouw DIV-collega’s bij de weekstart. Daarbij wordt even teruggeblikt en met elkaar besproken welke werkzaamheden er deze week op ons af komen. Vervolgens bekijk je jouw mailbox en beantwoord je de binnengekomen vragen. Aansluitend bereid je alvast een overleg voor. Je neemt digitaal deel aan het projectoverleg implementatie/inrichting van het nieuwe zaaksysteem. Je geeft hierbij adviezen en ondersteuning op het gebied van inrichting, optimalisatie en beheer van de processen en procedures met aandacht voor de gebruiksvriendelijkheid. Tussendoor loop je samen met een collega even naar het koffiezetapparaat.

In deze functie verricht je werkzaamheden in nauwe samenwerking met de collega’s informatiespecialisten en de beleidsmedewerkster. Het vastleggen van nieuw gemaakte afspraken door de informatiespecialisten in een beleidsnotitie is voor jou geen probleem net als het opstellen van adviezen voor het cluster gevoed met input van de informatiespecialisten en de DIV-adviseur.

Tussendoor ontvang je nog een telefoontje met een vraag van een collega. Uiteraard pak je dit zo snel mogelijk op.
Na de lunch ga je aan de slag met de uit te voeren acties uit het projectoverleg en geef je een terugkoppeling aan de informatiespecialisten welke je vooraf afgestemd hebt met de beleidsmedewerkster. Aansluitend heb je een afspraak met een teammanager van cluster Dienstverlening. Je bespreekt de laatste ontwikkelingen op het gebied van onder andere Archiefwetgeving, het E-depot en de implementatie/inrichting van het nieuwe zaaksysteem. Je geeft verder advies over het beheer van de informatiestromen (zowel digitaal als fysiek). Met nog een onverwacht telefoongesprek aan het einde van de dag sluit je tevreden je laptop af. Morgen weer een nieuwe dag vol uitdagingen!

Jouw team

• Aantal collega’s: 14
• Onderdeel van het cluster Bedrijfsvoering, team DIV

Wij vragen

Je hebt minimaal een HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een aantoonbare opleidingen gevolgd binnen het taakveld
documentaire
informatievoorziening (DIV) en/of recordmanagement
Je hebt 3 jaar relevante ervaring binnen DIV en/of recordmanagement
Je hebt relevante ervaring opgedaan als (junior) beleidsmedewerker
Je klimt graag in de pen dus bent schrijfvaardig
Je hebt ervaring met digitale documentstromen bij voorkeur bij een gemeentelijke organisatie en heb je kennis van zaakgericht werken
Je bent een enthousiaste teamspeler die stevig in zijn schoenen staat, je bent digitaal vaardig en je bent goed in staat om de organisatie daarin te adviseren en te ondersteunen

Wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer en archivering zijn voor jou niet onbekend en deze weet je helder te vertalen in een advies richting de organisatie

Je bent servicegericht en je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden

Wij bieden

• Een salaris van maximaal € 4.208,00 bruto per maand (bij 36 uur).
• Een individueel keuzebudget van 17,05% met o.a. de mogelijkheid tot koop van vakantie-uren en aanschaf van een fiets.
• Flexibele werktijden die passen bij eigentijds werken.
• Mogelijkheid tot thuiswerken.
• Laptop en mobiele telefoon van de zaak.
• Een pensioenregeling via het ABP en een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een reiskostenvergoeding en een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering.
• Goede faciliteiten op het gebied van opleiding (waaronder de Westland Academie).

Organisatie

Westland. De Glazen Stad. Dankzij de meest innovatieve agri-sector ter wereld zijn we de vijfde economie van Nederland. Met meer dan 110.000 inwoners die hier wonen, werken, leren en recreëren. In een omgeving die snel verandert, zoeken we steeds opnieuw naar een nieuwe balans. Een balans tussen een groeiende economie en leefbaarheid. Tussen bereikbaarheid en een gezond leefmilieu. En tussen investeren in nieuwe ontwikkelingen en zorgen voor mensen die het moeilijk hebben.

Als je werkt bij gemeente Westland bouw je mee aan onze gemeentelijke organisatie en aan de groei van dit unieke gebied. De uitdagingen zijn groot. De kansen om te groeien ook.

Contact en procedure

Als je interesse hebt in deze functie voor 36 uur, solliciteer dan vóór 28 september 2022.
Meer weten over de inhoud? Neem contact op met Michel Jansen Vreeling (Teammanager Bedrijfsvoering) via telefoonnummer 06-30097545 of stuur een bericht via WhatsApp.

meer...



Meer vacatures van Gemeente Westland