Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen
Office Assistant
Eindhoven, Noord-Brabant
Solliciteer
Als office assistant ben jij hét visitekaartje en eerste aanspreekpunt voor ons hoofdkantoor in Eindhoven. In deze duobaan is geen dag hetzelfde! Je start de dag met openen van je agenda en takenlijst en checkt of er belangrijke mailtjes of agendaverzoeken zijn waar jij mee aan de slag gaat. Het beheren en bewaken van de complexe agenda’s van een aantal collega’s en het inplannen van afspraken vergt zijn tijd. Dan gaat de bel: je ontvangt gastvrij een bezoeker die een afspraak heeft en voorziet ze van een kopje koffie. Tussendoor gaat de telefoon met een aanvraag voor een intern evenement dat jij van A tot Z mag gaan organiseren! Ook moet er een belangrijke offerte worden uitgevraagd om vervolgens te vergelijken. Eind van de middag belt een collega of er voor morgenmiddag nog een vergaderzaal beschikbaar is. Kortom
:
een verantwoordelijke, gastvrije, afwisselende en hectische rol waarbij jij alle ins en outs van de locatie weet en regelt!
Jouw werkzaamheden:
- Secretarieel: het beheren en bewaken van complexe agenda’s en het inplannen van afspraken;
- De verzorging van een welkom ontvangst: op de juiste manier beantwoorden en/of doorverbinden van al het telefoon- en mailverkeer, het aannemen en verzenden van poststukken en het bestellen van kantoorartikelen, bloemen, catering, e.d.;
- Zelfstandig aansturen en beheren van alle facilitaire leveranciers;
- Verantwoordelijk voor de veiligheid, ergonomie, BHV en preventie van het kantoor;
- Organiseren van bedrijfsevenementen en meetings, van aanvraag tot uitvoering;
- Verantwoordelijk voor de interne communicatie;
- Management ondersteuning.
Jij bent onze ideale kandidaat als:
- Je een aanpakker bent, communicatief sterk, goed georganiseerd, proactief en eigen verantwoordelijkheid neemt;
- Je graag het overzicht houdt en dat samen met je collega weet te managen in een soms hectische werkomgeving;
- Je minimaal drie jaar MBO+ werkervaring hebt als management assistant, secretaresse of office manager, bij voorkeur in een dynamische werkomgeving, waar geen dag hetzelfde is;
- Uitstekende beheersing van Word, Outlook, Excel en PowerPoint;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
HEYDAY biedt jou:
Een contract voor 40 uur per week met een bijpassend salaris (afhankelijk van leeftijd, ervaring en opleiding). Je salaris wordt maandelijks uitbetaald. Reiskosten worden volledig vergoed (19 cent per km) en je krijgt 25 vakantiedagen o.b.v. een fulltime dienstverband. Tenslotte biedt HEYDAY ter stimulering van sport en beweging een financieel aantrekkelijke regeling welke het mogelijk maakt om met voordeel te fitnessen bij een sportschool naar keuze.Bij HEYDAY kom je te werken in een organisatie die bijdraagt aan een veilige, unieke en gastvrije (werk)omgeving. We geloven in een werkomgeving die medewerkers in staat stelt het beste uit zichzelf te halen. Een omgeving die voelt als ‘thuis’, zowel bij HEYDAY als bij de opdrachtgever. In die omgeving ben je namelijk verbonden, voel je je veilig en is er ruimte om initiatieven te nemen en fouten te maken. Samen met een enthousiast team aan collega’s is er ruimte om echt ‘aan’ te staan.
Je wordt onderdeel van de HEYDAY Business Unit ‘Host Services’. Deze tak binnen HEYDAY bestaat uit circa 200 collega’s met hospitality in het DNA. Samen zorg je voor een warm onthaal en complete beleving van onder meer onze receptiediensten. We verlenen deze services bij diverse opdrachtgevers, denk aan Gemeente Amsterdam, Rabobank, Arcadis en TenneT. Via een wekelijkse Business Update van onze algemeen directeur blijf je op de hoogte van alle ontwikkelingen binnen HEYDAY.
Enthousiast?
Ben jij enthousiast geworden en wil jij lekker snel aan de slag? Dan ontvangen wij graag jouw motivatie met CV en foto! Heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op!meer...
Meer vacatures van Catsone