Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Management Assistente Digital Technology Services

De lijst met taken waar je je mee bezig kunt gaan houden is oneindig. Eigenlijk zoeken we dé bekende duizendpoot, hét schaap met die befaamde vijf poten en dé spin in het web. Iemand die erg goed is in het overzicht bewaren, plannen en organiseren. De steun en toeverlaat van het managementteam.

Taakomschrijving:

Je zult je primair richten op onderstaande punten, waarbij we altijd zoeken en open staan voor eigen initiatief en inbreng.

• Agendabeheer en planning afspraken en vergaderruimtes ten behoeve van het management van DTS;
• Zorgt voor afstemming van planning en communicatie in nauwe samenwerking met de diverse teams en afdelingen.
• Agendeert, bereidt voor en notuleert MT vergaderingen, verspreidt MT notulen en bewaakt de opvolging van gemaakte afspraken;
• Werkt memo’s, brieven, verslagen, rapporten en presentaties voor het MT nader uit;
• Je bent een kei in het gebruiken van visuals. Je hebt binnen no-time een stoffige bullet PowerPoint presentatie omgetoverd in een gelikte, authentieke presentatie; volledig in lijn met onze identiteit en huisstijl van BDO (Digital);
• Draagt zorg voor de juiste verwerking van zowel de inkomende als de uitgaande post;
• Controle of urenregistratie, inclusief onkostendeclaraties, conform organisatorische randvoorwaarden en tijdig zijn opgevoerd en signaleert afwijkingen;
• Verzorgt de jaarlijkse afwikkeling van verlofrechten;
• Draagt zorg voor de werkplekinrichting van nieuwe collega’s (keytag, laptop, etc) en voor de inname hiervan bij uitdiensttreding;
• Draagt zorg voor een up-to-date personeelsbestand (medewerkers, inhuur, stagairs) en organigram;
• Draagt zorg voor een correcte en tijdige verwerking van verlenging of beëindiging van inhuurcontracten;
• Draagt zorg voor een correcte en tijdige verwerking van de inkoopfacturen;
• Organisatie van jubilea en borrels onder leiding van de Manager Bedrijfsvoering;
• Draagt zorg voor attenties bij bijzondere gebeurtenissen, waaronder geboorte, jubilea, overlijden, …;
• Boeken van zakenreizen, externe vergaderlocaties, restaurants, taxi’s, hotels, e.d.
• Is medeverantwoordelijk voor een clean desk policy en een prettige werkomgeving voor zichzelf en collega’s op de locatie;
• Draagt, in samenwerking met onze communicatie adviseur, zorg voor structurele en tijdige (in- en externe) communicatie en denkt mee in verbetermogelijkheden;
• Is uitvoerend betrokken bij bijzondere activiteiten ten behoeve van de locatie;
• Draagt zorg voor een effectieve en efficiënte overdracht van werkzaamheden naar de Manager Bedrijfsvoering bij afwezigheid.

Dit ben jij

Je bent een teamspeler en zoekt de verbinding op tussen mensen, teams en afdelingen.
Je bent helemaal thuis in Outlook, Teams en de applicaties van Microsoft.
Je senioriteit zit ‘m niet in je leeftijd, wel in je houding. Je bent comfortabel in het aanspreken van collega’s en met je persoonlijke stijl weet je ook drukbezette collega’s mee te krijgen. Dat komt natuurlijk ook door je talent voor planning en vooruitkijken. Daardoor weet je wat nu nodig is, maar ook wat nodig gaat zijn. Je pakt daarom zelfstandig projecten op, verbetert werkprocessen en ook daarmee ontzorg je.

Je raakt niet gestrest als je ’s avonds naar huis gaat en je hebt wéér niet een lijstje kunnen afwerken, want het actief bijdragen aan onze visie vraagt om dagelijks prioriteren en daar voel jij je goed bij.

Welke competenties heb je?

Je voelt je thuis in een dynamische omgeving met steeds wisselende prioriteiten.
We houden van humor, ad rem zijn op een leuke manier en je kunt snel schakelen.
Wij denken dat HBO denk- en werkniveau helpt in deze functie.
Je bent integer en discreet.
Je bent zelf organiserend.
Je kunt kernachtig MT vergaderingen notuleren.
Tot slot, je bent praktisch en stressbestendig; we hangen nogal vaak aan je (flex)bureau, want niemand is onmisbaar, behalve jij.

Dit bieden wij

Wat we vooral belangrijk vinden, is dat je jezelf voortdurend blijft ontwikkelen. Zowel op professioneel als op persoonlijk vlak. De BDO Academie biedt een breed scala aan trainingen en praktijkervaringen. En je people coach helpt je bij je persoonlijke ontwikkeling en bij het waarmaken van je ambities. Zo weet je ook precies hoe je het studiebudget dat je van BDO krijgt het beste kunt gebruiken.

Naast een goed salaris, kun je bij een 40-urig dienstverband bij ons rekenen op:

• Eeuwige dankbaarheid, diepe buigingen, applaus, kortom veel waardering.
• Autonomie in je werk, wij sturen jou niet, eerder andersom.
• Hybride werken, (max) 50% thuis en 50% op kantoor. Dat je bereikbaar/beschikbaar bent, vinden we wel belangrijk.
• Je start met een contract voor onbepaalde tijd, minimaal 32 uur per week.
• 32 vakantiedagen en 8,3% vakantiegeld.

Volledige vergoeding van de ov-kosten die je voor je werk maakt, of reiskostenvergoeding op basis van je gemaakte kilometers.
Korting op de collectieve ziektekostenverzekering.

• Hele leuke collega’s, een informele sfeer, maar ook een organisatie die beweegt en in ontwikkeling is.
• We zijn een lerende organisatie waarin de focus sterk ligt op persoonlijke en vakkundige ontwikkeling, daartoe hebben we een persoonlijk opleidingsbudget en krijg je vanaf je eerste werkdag een peoplecoach toegewezen die je begeleidt in je persoonlijke ontwikkeling

Dit is BDO

We hechten veel belang aan een inspirerende werkomgeving waar je je thuis voelt. Dit uit zich in een moderne, open kantooromgeving met veel licht en kleur die is ingericht volgen het “nieuwe werken” concept. Je thuis voelen betekent ook kunnen werken met moderne apparatuur, actuele programmatuur en voorzieningen.

BDO biedt een professionele werkomgeving, waarin je kennis en vaardigheden verder ontwikkeld worden. Bij BDO DTS werken we met ongeveer negentig mensen aan vernieuwing en innovatie. En we houden de basisdiensten voor onze duizenden klanten op orde. Dit doen we met collega’s die graag fit for the future zijn. Professionals die klanten van BDO de accountancy van de toekomst bieden en die de nieuwste technologieën in de praktijk toepassen. Niet voor niets behoort BDO tot de top-200 van belangrijkste bedrijven voor Microsoft wereldwijd. Daarbij geloven we in de Agile-filosofie, in combinatie met Inspirerend leiderschap, kleine zelforganiserende en wisselende teams. Onze organisatie is plat en onze teams zijn divers. De sfeer bij BDO DTS is informeel en persoonlijk.

meer...



Meer vacatures van Bdo