Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen
Bestuurssecretaresse Geowetenschappen
uu.nl - Utrecht - 06-05-2022
Naar vacature
Faculteit of dienst:
Faculteit Geowetenschappen
Afdeling:
GEO / Geo diensten
Uiterlijk reageren op:
29 mei 2022
Functie
Als bestuurssecretaresse bij onze dynamische faculteit heb je een veelzijdige functie met een hoge mate van complexiteit en zelfstandigheid. Geen dag is dan ook hetzelfde. Je primaire rol is het ondersteunen van de decaan en het faculteitsbestuur. Je deelt een riante en plezierige werkplek met de secretaresse van de faculteitsdirecteur en vormt samen het bestuurssecretariaat. Dit betekent ook dat jullie elkaar, zo nodig, op een deel van de taken onderling vervangen. Je leidinggevende is de bestuurssecretaris van de faculteit.Het gevarieerde takenpakken bestaat onder andere uit het:
- eerste aanspreekpunt en de representatie van de faculteit en het faculteitsbestuur zijn;
- (mede)organiseren, voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen;
- beheren van bestuurlijke teamsites en andere gedeelde fysieke en/of cloud-omgevingen;
- adequaat regelen en monitoren van afspraken, door mede zorg te dragen voor het relatiebeheer van de decaan;
- zorgdragen voor secretariële en organisatorische ondersteuning bij promoties, oraties en afscheidscolleges;
- ondersteunen van de medezeggenschap zoals de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen van de faculteitsraad en de rol van secretaris van de facultaire kiescommissie;
- verzorgen diverse correspondentie namens decaan of faculteitsbestuur.
Profiel
Onze faculteit is boordevol ambitie en volop in beweging. We zoeken een collega die, net als wij, voor zichzelf de lat hoog legt, proactief en positief ingesteld is en denkt in uitdagingen en oplossingen. Iemand aan wie je graag iets vraagt en bij wie je erop kunt vertrouwen dat het in orde komt. Deze functie vereist vanzelfsprekend dat je goed met vertrouwelijke informatie kunt omgaan, dat je over een goed gevoel voor verhoudingen beschikt en er plezier in schept om met veel verschillende mensen te werken.Verder vragen wij het volgende van jou:
- je hebt mbo+ /hbo-werk- en denkniveau;
- je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een bestuurlijke omgeving in een soortgelijke rol;
- je hebt een uitstekende beheersing van geautomatiseerde (administratie)systemen, MS Office en diverse systemen voor teleconferencing;
- je werkt accuraat en bent betrouwbaar;
- je bent flexibel en stressbestendig, kunt anticiperen, prioriteren en snel schakelen;
- je beschikt over een uitstekende Nederlandse mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, bent in staat om onze internationale staf zelfstandig in het Engels te benaderen en krijgt zaken met tact en flair voor elkaar;
- je hebt organisatiesensitiviteit en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
- je vindt het een uitdaging om processen te verbeteren en komt proactief met verbetervoorstellen;
- je voelt je verantwoordelijk voor jouw bijdrage aan onze faculteit en zet je in voor een goede samenwerking binnen het team van het (bestuurs)secretariaat.
Aanbod
Het betreft een dienstverband (0,8 - 1,0 fte) voor een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij goed functioneren hebben we de intentie een dienstverband voor onbepaalde tijd te bieden. Heb je al een vast dienstverband binnen de Universiteit Utrecht, dan blijft dat zo. Het salaris bedraagt minimaal € 2.710,- en maximaal € 3.619,- (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket
, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op
Over de organisatie
Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij dewerken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. De focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.
De
van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern en het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.
Geowetenschappers zwerven over de hele wereld en zijn daardoor sterk internationaal georiënteerd. Daarnaast zijn het 'doeners' met een avontuurlijke instelling, onder andere nodig voor veldwerk onder soms barre omstandigheden. Het contact met studenten en wetenschappers is heel direct. Allemaal bepalend voor de informele en no−nonsense sfeer op de faculteit. Wie in deze ongedwongen, internationale organisatie een bijdrage wil leveren aan de ondersteuning van het onderwijs en/of onderzoek, zal zich hier zeker thuis voelen.
Aanvullende informatie
Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met, Bestuurssecretaris Faculteit Geowetenschappen, via
of (06) 83 21 04 60.
Solliciteren
Wij vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Om je aan te melden, stuur je je curriculum vitae, inclusief een motivatiebrief, via de onderstaande knop.meer...