Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Griffiemedewerker

Laan van St. Hilaire 2, Zierikzee, Schouwen-Duivenland
Heb jij altijd al in het hart van de lokale democratie willen werken? Ben jij zelfstandig, zorgvuldig en een organisatorisch talent? Dan is de gemeenteraad van Schouwen-Duiveland op zoek naar jou! Wij hebben een vacature voor de functie van

 

Griffiemedewerker

28 – 36 uur per week
 
Wat is de griffie?
De gemeenteraad van Schouwen-Duiveland heeft 23 raadsleden verdeeld over 9 fracties én een 20-tal burgercommissieleden. De raad beschikt over een eigen ondersteunend apparaat: de griffie. De griffie is het eerste aanspreekpunt van de raad en regelt achter de schermen alles wat de raad nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen.

 
Wat ga je doen?

Optimalisatie administratieve processen en (applicatie)beheer Notubiz

• Samen met je collega vorm je een duo dat verantwoordelijk is voor het goed laten verlopen van de administratieve processen binnen de griffie. Je ontwikkelt, verbetert en implementeert procedures ter verbetering van de bedrijfsvoering. Je ontwikkelt managementoverzichten, checklists, modelagenda’s en een digitaal handboek. Ook archivering is daarbij een steeds belangrijker onderwerp.
• Je bent verantwoordelijk voor het applicatiebeheer van het raadsinformatiesysteem Notubiz; je draagt zorg voor de ontwikkeling/ingebruikneming en verbetering van de modules van dit systeem.
• Je publiceert alle informatie voor de raad in dit digitale systeem. Je zorgt dat de juiste informatie beschikbaar en volledig is zoals agenda’s, vergaderstukken, ingekomen stukken, technische vragen, moties, amendementen en uitnodigingen.

 

Managementassistentie en inhoudelijke ondersteuning

• Je fungeert als eerste aanspreekpunt van de griffie en je beheert de mailbox. Je beoordeelt de vragen van raadsleden, beantwoordt ze zelf of zet deze uit bij de juiste personen en monitort de beantwoording.
• Over procedures en betrokkenheid van de raad adviseer je gevraagd en ongevraagd de inwoners, de collegeleden en de ambtelijke organisatie.
• Je ondersteunt de (commissie)griffier bij de raadscommissies en de raadsvergaderingen met de audiovisuele systemen en maakt besluitenlijsten. Het is de bedoeling dat je na verloop van tijd door ontwikkelt naar de rol van commissiegriffier.
• Je ondersteunt de raadsadviseur bij de voorbereidingen en afwikkelingen van de vergaderingen van de Rekenkamer en de Auditcommissie.
• Jullie beheren samen de agenda’s van de raads- en commissieleden en de griffier in Outlook.

 

Overige werkzaamheden

• Je organiseert en begeleidt zelfstandig verschillende vergaderingen zoals raadsinformatiebijeenkomsten, het raadsspreekuur, werkgroepen en werkbezoeken.
• Je stelt eenvoudige notities en griffievoorstellen op ten behoeve van het Presidium, de Agendacommissie en de raad.
• In afstemming met de communicatieadviseur pak je een zelfstandige rol in de uitvoering van de Raadscommunicatiekalender.

 
Jouw talenten
Je beschikt minimaal over een MBO+ werk- en denkniveau, naast een afgeronde relevante opleiding, bijvoorbeeld in administratieve of bestuurlijk-juridische richting. Je bent je bewust van de maatschappelijke functie van de (gemeente)raad en de politieke omgeving waarin je werkt.

Daarnaast beschik je over de volgende kwaliteiten:

• je bent integer, klantgericht, toegankelijk en gericht op mens én kwaliteit;
• flexibiliteit is voor jou geen probleem: je bent zowel overdag als ‘s avonds beschikbaar (vergaderingen zijn met name op maandag- en donderdagavonden);
• pro-actief zijn zit in je genen: je bent initiatiefrijk en het leggen van contacten gaat jou gemakkelijk af;
• je bent stressbestendig en gewend om te werken met deadlines;
• je kan goed plannen en organiseren en je bent zeer zorgvuldig;
• je bent analytisch en digitaal vaardig en in staat nieuwe systemen snel eigen te maken en de gebruiksmogelijkheden daarvan optimaal te benutten en uit te bouwen.

Werkervaring bij een gemeente of op een griffie is wenselijk, maar niet noodzakelijk.
 
Wat wij je bieden
Een afwisselende en boeiende baan in een klein zelfstandig team waarbinnen samenwerking, gedeelde verantwoordelijkheid en een goede sfeer voorop staan. Een baan met veel ruimte voor eigen initiatieven en persoonlijke ontwikkeling met daarnaast:

• een dienstverband van minimaal 28 tot maximaal 36 uur per week;
• flexibele werktijden en thuiswerken zijn in overleg met de griffier bespreekbaar; wij zorgen voor een laptop en telefoon;
• je ontvangt afhankelijk van ervaring een salaris in functionele schaal 8 (minimaal € 2.581,- tot maximaal € 3.732,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (peildatum 1-4-2022);
• een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%. Dit IKB kun je iedere maand binnen de kaders van onze IKB-regeling inzetten voor doelen die bij jou passen;
• over je vrije dagen, studeren, pensioen en een goede woon-werkvergoeding hoef je je geen zorgen te maken.

 
Hier ga je werken
Als griffiemedewerker werk je binnen de griffie in een klein team nauw samen met de griffier, de raadsadviseur en de raadscommunicatieadviseur. De griffie is volop in ontwikkeling en maakt een volgende stap naar een toekomstbestendige griffie. De duo-functie van griffiemedewerker is een nieuwe functie binnen het team. Bovenstaande werkzaamheden worden, in overleg, door de griffier verdeeld over de 2 medewerkers.

meer...



Meer vacatures van Werken Voor Zeeland