Directie-assistent

I.v.m. vervanging zwangerschapsverlof zoekt de Hortus per begin augustus 2024 een:
Directie-assistent
24
uur per week
 
 

Lees meer

De Hortus Botanicus Amsterdam is een van de oudste botanische tuinen ter wereld. De tuin werd in 1638 opgericht als Hortus Medicus en groeide in vier eeuwen uit tot een prachtige botanische tuin met een bloeiende collectie. Het is een groene oase in het centrum van de stad met een collectie van ongeveer 4.000 soorten van vijf continenten. De Hortus is een zelfstandige Stichting die haar inkomsten haalt uit kaartverkoop, horeca, zaalverhuur en de winkel, en een jaarlijkse bijdrage van de gemeente Amsterdam ontvangt. Daarnaast wordt zij gesteund door een grote en trouwe Vriendenvereniging. Het hele jaar door worden er activiteiten en evenementen georganiseerd. Dit en meer wordt mogelijk gemaakt door de inzet van ca 65 enthousiaste medewerkers en 80 vrijwilligers.

 
 

I.v.m. vervanging zwangerschapsverlof zoekt de Hortus per begin augustus 2024 een:
 
Directie-assistent
24
uur per week
 
 
De directie-assistent ondersteunt de directeur secretarieel, administratief en projectmatig. Hij/zij is verantwoordelijk voor de organisatorische en secretariële zaken binnen de Hortus-kantoren en zorgt ervoor dat de zaken op kantoor efficiënt en soepel verlopen. De directie-assistent rapporteert aan de directeur/bestuurder.

 
 
Wat zijn je taken
 
 
Je organiseert op verzoek van de directeur in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen;
 
Je notuleert en bereidt bijeenkomsten en vergaderingen voor (o.a. Management Team overleg en raad van toezicht-vergaderingen) door het opstellen van de agenda, maakt vergaderstukken gereed en distribueert deze;

 
Je maakt afspraken voor de directeur en bewaakt de agenda;
 
Je verwerkt de inkomende post, beheert de info mailbox en neemt inkomende telefoongesprekken aan;
 
Je beheert de database van alle relaties zoals bedrijfskaartenhouders, sponsors, buren, bestuurders, donateurs, gemeenten etc.;
 
Je dient subsidie- en fondsaanvragen in en verzamelt benodigde stukken hiervoor;
 
Je bestelt kantoorartikelen en beheert het archief;
 
Je stelt zelfstandig correspondentie en andere bescheiden op, verwerkt deze aan de hand van aanwijzingen m.b.t. de inhoud en handelt de correspondentie verder af.

 
 
Wat vragen we
 
 
Je hebt een HBO werk- en denkniveau;
 
Je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
 
Je hebt ervaring met Microsoft Teams;
 
Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, je bent nauwkeurig in het opstellen van notulen en correspondentie;
 
Je beheerst vloeiend Engels in woord en geschrift, Frans en Duits is een pre; 
 
Je bent zorgvuldig, precies, stressbestendig en kan prioriteiten stellen;
 
Je bent proactief en organisatorisch vaardig; 
 
Je bent integer, weet met vertrouwelijke gegevens om te gaan en je hebt een goed gevoel voor verhoudingen;
 
Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling;
 
Je hebt affiniteit met de unieke omgeving die de Hortus is.
 
 
 

Wat bieden we:
 
Het betreft een vervanging i.v.m. zwangerschapsverlof voor 24 uur per week. De aanstelling is vanaf begin augustus 2024 en zal duren tot ongeveer half januari 2025. De functie is ingedeeld in schaal 7 van de CAO Sociaal Werk. Op basis hiervan bedraagt het salaris minimaal € 3.026,- en maximaal € 4.228,- per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur). Dit is exclusief 8% vakantiegeld en 4% eindejaarsuitkering.

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van De Hortus
Meer Directie-assistent vacatures