Directiesecretaresse / managementassistent

Directiesecretaresse / managementassistent voor 0,6 fte

Ben jij de rechterhand die onze directeur ondersteunt in haar functie? Breng je orde en structuur, zie je wat er moet gebeuren en pak je dat op, ben je flexibel en doortastend en functioneer je goed in een kleine organisatie? Dan zijn we op zoek naar jou!

Context van de functie

Het SWV Fryslân-Noard (SWV FN) is een samenwerkingsverband van 12 schoolbesturen voor voortgezet (speciaal) onderwijs met als doel passend onderwijs voor alle leerlingen in de regio bereikbaar te maken. Binnen het samenwerkingsverband kennen we de volgende geledingen: Expertisecentrum (EC), OPDC, Zorgtoewijzing en directie & ondersteunende diensten.

SWV FN stelt het belang van jongeren zoveel mogelijk voorop en werkt toe naar inclusiever onderwijs in de regio. Om dat te bereiken stimuleren we scholen hun toegangspoort te verbreden, zetten we de beweging in van leerplicht naar leerrecht en is het uitgangspunt dat we niet over maar samen met leerlingen en hun ouders beslissingen nemen.

Als directiesecretaresse werk je onder verantwoordelijkheid van en voor de directeur. Je werkt nauw samen met de collega’s van de administratie.

Kernactiviteiten

Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor:
1. Het verlenen van secretariële ondersteuning aan de directeur en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden voor het Toezichthoudend Bestuur, Ondersteuningsplanraad (OPR), Medezeggenschapsraad (MRp) en staf;

2. Beheer en bewaking van de agenda van de directeur;
3. Het behandelen en selecteren van (urgente) post en mail;
4. Het zelfstandig opstellen van brieven en mails;
5. Het aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers en van een werkarchief;
6. Het ondersteunen van de directeur bij financieel administratieve werkzaamheden;
7. Het plannen en organiseren van vergaderingen, in overleg met directeur opstellen van agenda’s, stukken en gegevens verzamelen en verspreiden;
8. Het notuleren van vergaderingen en (op)volgen van actiepunten;
9. Het afhandelen van telefoongesprekken;
10. Het verrichten van voorkomende (administratieve / secretariële) werkzaamheden.

Kennis, vaardigheden en attitude

• Functionele kennis van Nederlandse spelling en grammatica;
• Inzicht in taak, structuur en werkwijze van de organisatie en de werkzaamheden van de directeur;
• Gebruik van administratieve computerprogramma’s met name het Office 365 pakket;
• Vaardigheid in het notuleren van vergaderingen en het opstellen van brieven en mails
• Vaardigheid in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven en werkdossiers;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden voor het maken of afhouden van afspraken;

Functionele contacten

• Met derden over de secretariële afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over inhoud en voortgang van in behandeling zijnde onderwerpen en om (agenda)afspraken te maken en af te houden (bufferfunctie) voor de directeur.

Competenties specifiek voor deze functie

• Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Goed kunnen plannen en organiseren;
• Service gericht zijn: snel reageren, duidelijke afspraken maken, investeren in relaties met collega’s en externe partijen; denken in mogelijkheden;
• Zorgvuldig en accuraat werken.

Opleiding

• MBO 4 / HBO werk- en denkniveau
• Affiniteit met passend (inclusiever) onderwijs en/of financieel administratief werk is een pré.

Omvang en inschaling

• 0,6 fte met ingang van 1 april 2024 met uitzicht op vast contract na een jaar
• Indicatie schaal 6 CAO VO OOP

Procedure

• Voor meer informatie over deze vacature kunt u telefonisch contact opnemen met Anja Biemans, directeur Samenwerkingsverband Fryslân-Noard: 06 - 13911530
• Belangstellenden voor deze functie wordt gevraagd om uiterlijk 6 februari 2024 per mail een motivatiebrief met CV te sturen naar abiemans@swvfryslan-noard.nl.
• De gesprekken zullen plaatsvinden op dinsdag 13 februari 2024

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van Fricolore
Meer Directiesecretaresse managementassistent vacatures