Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen
Secretaresse van de Burgemeester en Kabinetszaken
Solliciteer uiterlijk
zondag 16 mei, 2021
Loosdrecht
32 uur
2170 - 3591
HBO
Vacature
Toevoegenaan favorieten
Secretaresse van de burgemeester en Kabinetszaken (32 uur per week)
De organisatie Aan de rand van het Gooi, tussen Amsterdam en Utrecht, ligt de gemeente Wijdemeren. Een gemeente met een professionele organisatie waar ongeveer 180 mensen werken voor ruim 24.000 inwoners. Kenmerkend voor de gemeente zijn het Loosdrechtse Plassengebied, de ruimte, de natuur, het water, de cultuur en haar honderden monumenten. Wijdemeren bestaat uit 6 kernen, Ankeveen, Breukeleveen, ’s-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg, met elk hun eigen dynamiek, eigenheid, cultuur en gebruiken.Waar kom je te werken?
Het bestuurssecretariaat verzorgt de secretariële ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris. Er werken drie secretaresses. Voor de ondersteuning van de burgemeester en het uitvoeren van de werkzaamheden op het gebied van Kabinetszaken zijn we op zoek naar een secretaresse/medewerker Kabinetszaken voor 32 uur per week. Jij zorgt ervoor dat de week van de burgemeester vlekkeloos verloopt.Wat ga je doen?
- Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de agenda van de burgemeester (maken van veelal complexe afspraken, correspondentie afhandelen, etc.)
- Je prioriteert, legt verbanden tussen de e-mail, agenda en acties en je bewaak de voortgang • Je fungeert als eerste aanspreekpunt tussen de burgemeester en in- en externe contacten • Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor het digitaal verzamelen van de stukken, de agenda, in sommige gevallen de verslaglegging en bewaakt procedures, richtlijnen en afspraken • Je zorgt dat bijeenkomsten op rolletjes lopen (medeorganiseren, uitnodiging, realisatie, afhandeling)
- Je coördineert de gehele procedure van Koninklijke Onderscheidingen en predicaat Koninklijk. Je adviseert de burgemeester en zorgt voor een goed verloop van het hele proces: van aanvraag t/m de uitreiking van de onderscheidingen. Daarnaast bent je verantwoordelijk voor diverse andere onderscheidingen (Carnegie-heldenfonds en de gemeentelijke onderscheidingen);
- Je verzorgt diverse representatiezaken van de burgemeester en van het college waarbij je diverse bijeenkomsten organiseert zoals nieuwjaarsrecepties, netwerkbijeenkomsten, huldigingen en naturalisaties;
- In geval van crisis- en rampsituaties kan ook buiten kantoortijden een beroep op je gedaan worden Wie ben jij?
- Je hebt een MBO+/HBO werk en denkniveau • Je hebt kennis van en ervaring met het uitvoeren van taken op het gebied van Kabinetszaken en representatie. (Koninklijke Onderscheidingen, jubilea van inwoners etc)
- Je hebt ruime ervaring met secretariële werkzaamheden als bestuurssecretaresse (ervaring bij een gemeente is een eis);
- Je hebt een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden. Ervaring bij een gemeente is een harde eis.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend;
- Je bent zeer goed bekend met Office 365 en Teams en Zoom. Bekend zijn met archiveringssystemen zoals Join/Decos en Notubox is een pré;
- Om succesvol invulling te geven aan deze functie kun je goed prioriteren, omgaan met vertrouwelijke informatie, ben je accuraat, flexibel en oplossings-/resultaatgericht. Daarnaast kun je zelfstandig werken, heb je organisatorisch inzicht en weet je goed overzicht te houden. Je bent initiatiefrijk, proactief en houdt van organiseren. Ook ben je verbindend binnen en buiten de organisatie en heb je oog voor de relatie;
- Je streeft naar kwaliteit en verbetering van secretariële procedures en taken en neemt hierin een proactieve rol;
- In geval van crisis- en rampsituaties kan ook buiten kantoortijden een beroep op je gedaan worden
Wat bieden wij?
- Wij bieden je een zelfstandige functie in een klein team, waarin we elkaar helpen.
- De ruimte om verschil te maken en de steun om veranderingen door te voeren.
- Functieschaal 7 (max. € 3.176,-) op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Bij zeer goede geschiktheid is er perspectief op een salaris in schaal 8 (max. € 3.591,-) op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur per week. De functie wordt nog ingepast.
- Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
- Een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Individueel Keuze Budget van 17,05% van je brutosalaris.
Wil je solliciteren?
Ben je enthousiast over de functie? Twijfel niet en stuur dan direct je motivatie en cv.meer...
Meer vacatures van Werkenvoorgooivechteem