Een dag in het leven van de planners bij het Flexbureau

Marena Snoek (links) en Lisa Jonk zijn beide senior planner bij het Flexbureau van TMI. Binnen het Flexbureau is er een verdeling van disciplines. Marena houdt zich bezig met de planning voor de VVT en Lisa met de algemeen verpleegkundigen en de coronaprojecten. Samen met hun zestien collega’s bij het

zorgen zij ervoor dat er iedere maand rond de 4.500 diensten worden ingepland. Naast dit Flexbureau is er nog een apart Flexbureau voor de Ambulancezorg binnen TMI. Lisa en Marena nemen jou mee in een werkdag op het Flexbureau.

Even voorstellen

Marena vertelt: “Inmiddels werk ik al ruim twee jaar bij TMI. Ik ben begonnen als planner bij de VVT, waar ik mij voornamelijk bezighield met het inplannen van de diensten. Nu ben ik doorgegroeid tot senior planner binnen de VVT. Naast de taken die ik als planner al deed, ben ik als senior planner het aanspreekpunt voor klanten. Ook vragen collega-planners mij om advies als zij ergens tegenaan lopen. Wij hebben een hecht team en ik ga iedere dag met plezier naar mijn werk. Inmiddels bestaat ons team uit achttien medewerkers.”

Lisa vertelt dat ze drie jaar geleden is begonnen bij TMI als planner voor de algemeen verpleegkundigen. “Ook ik ben inmiddels doorgegroeid tot senior planner. Ik ben verantwoordelijk voor de algemeen verpleegkundigen en de coronaprojecten. De coronaprojecten zorgen voor een extra uitdaging in mijn werk. Zo hebben wij bijvoorbeeld stewardessen ingezet om te ondersteunen in de ziekenhuizen. Een hele andere tak van sport, wat mijn werk heel dynamisch maakt.

Wij spreken soms wel honderd mensen per dag.

Een werkdag bij het flexbureau

08:15.

“De werkdag start om 8:30 uur, maar wij zijn rond 8:15 uur aanwezig om rustig op te kunnen starten. Er wordt iedere week een nieuwe weekverdeling gemaakt door de planners van de afdeling. In deze verdeling staat of je verantwoordelijk bent voor het inplannen van diensten voor de korte of lange termijn van je discipline. Ook ben je iedere week verantwoordelijk voor specifieke functie(groepen) die binnen jouw discipline vallen. Zo doe je niet iedere dag hetzelfde en spreek je veel verschillende TMI’ers.”

08:45.

“De dag begint met het checken van mijn mail en daarna ga ik aan de slag met nieuwe aanmeldingen op openstaande diensten in het planningssysteem. Als onze

een nieuwe medewerker heeft aangenomen, wordt de nieuwe medewerker actief in ons systeem. De zorgprofessional kan zich vervolgens aanmelden voor de diensten waar hij of zij de juiste diploma’s voor heeft. Namens het Flexbureau bellen wij altijd met nieuwe medewerkers om ze welkom te heten, de werkwijze uit te leggen en af te stemmen wat we voor elkaar kunnen betekenen. Vervolgens kan de zorgprofessional zich aanmelden op de diensten in ons portaal.”

09:30.

“Zorgprofessionals kunnen zichzelf aanmelden voor diensten, maar wij bellen zorgprofessionals ook op met de vraag of zij beschikbaar zijn voor diensten. Dit zijn bijvoorbeeld zorgprofessionals die dichtbij een zorginstelling of ziekenhuis wonen, beschikbaarheid hebben ingevoerd via het portaal of nog geen beschikbaarheid hebben ingevoerd. Als de zorgprofessional zich aanmeldt voor een dienst, bieden wij diegene aan bij de klant. De klant geeft vervolgens telefonisch of per mail door of het akkoord is. Inmiddels heb ik met een aantal klanten en medewerkers gebeld om diensten te bevestigen. Wij spreken soms wel honderd mensen per dag.”

Nieuwsgierig naar werken als planner?

11:00.

“Een medewerker belt met de vraag of een dienst afgezegd kan worden. Ik denk mee met de mogelijkheden door het zoeken van vervanging en zet de dienst weer open in het portaal. Als het vervangen lukt, kan de TMI’er van de dienst af. Als dit niet lukt, verwachten we dat de TMI’er de dienst gewoon werkt.

12:30.

“Om 12:30 uur heb ik mijn lunchpauze. Wij werken deels op kantoor en deels vanuit huis. De thuiswerkers lunchen om 12:30 uur en de kantoormedewerkers om 13:00 uur. Er moet altijd iemand telefonisch bereikbaar zijn.”

13:15.

“De klant belt omdat ze vanavond een
nodig hebben voor een waakzorgdienst. Ik laat alles uit mijn handen vallen en ga op zoek naar een medewerker die deze dienst wilt draaien.”

15:00.

“Na wat telefoontjes te hebben gepleegd, is het gelukt om een verzorgende IG te vinden voor de dienst. Ik ga verder aan de slag met de aanmeldingen die de hele dag blijven binnenstromen.”

16:00.

“Het is gelukt om de zorgprofessional te helpen met het invoeren van de uren. Ik bekijk alvast mijn agenda voor de volgende dag en zie dat er een overleg met de accountmanagers op de planning staat. Tijdens dit overleg bespreken we de zorgprofessionals die van een detacheringsopdracht over willen stappen naar losse diensten of andersom. Ook als de detacheringsopdrachten niet helemaal op elkaar aansluiten, bekijken we samen met de accountmanager of het mogelijk is om hen tussendoor op losse diensten in te plannen. Verder brengen accountmanagers ons op de hoogte van nieuwe klanten.”

17:00

. “Ik sluit mijn werkdag af, maar ik weet dat er voor spoedzaken altijd een collega aanwezig is die de achterwachtdienst heeft. Wij zijn iedere dag bereikbaar van 6:30 uur tot 22:45 uur. De collega die de achterwachtdienst heeft neemt de werktelefoon mee en logt thuis in het systeem in. Als ik een achterwachtdienst draai, word ik met name gebeld met ziekmeldingen of klanten die spoeddiensten uit willen zetten. De coördinator van het Flexbureau maakt het rooster voor de achterwacht. Alle planners krijgen één week toebedeeld. Het is echter te veel om één week lang elke dag van 6:30 uur tot 22:45 uur bereikbaar te zijn, iedereen ruilt dus onderling zijn diensten.”

Bijzondere verhalen

“De korte contactmomenten met de medewerkers zijn de kracht van het Flexbureau. Wij bellen medewerkers niet alleen om te vragen of ze een dienst willen werken, wij vragen ook altijd hoe het met die persoon gaat. Verder sturen wij een kaartje als er iemand ziek of jarig is.” Lisa vertelt dat deze contactmomenten worden gewaardeerd. “Wij krijgen regelmatig taart of andere lekkernijen opgestuurd als bedankje. Ook willen wij iedereen binnenkort weer uitnodigen op kantoor om gezellig een kopje koffie te drinken en bij te praten.”

Mijn dag is gemaakt als iemand zegt: Ik heb nog nooit een werkgever gehad die zo met mij meedenkt.

Eén team één taak

Marena vindt vooral het aspect dat ze echt één team zijn het leukste aan het werken bij het Flexbureau. “Wij plannen verschillende disciplines bij het Flexbureau, maar iedereen binnen het team is op de hoogte van ontwikkelingen binnen alle disciplines. Aan het einde van de werkdag sluiten wij altijd samen af, als de één aan het einde van de werkdag nog twintig mails heeft en de ander twee, dan helpen wij elkaar.” Lisa vindt het persoonlijke contact met de TMI’ers een leuk aspect aan haar werk als planner. “Je kunt het verschil maken door met iemand mee te denken. De zorgprofessionals zijn dankbaar als je probeert om bijvoorbeeld een dienst te ruilen. Mijn dag is gemaakt als iemand zegt: Ik heb nog nooit een werkgever gehad die zo met mij meedenkt.”

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van Tmi
Meer Planner vacatures