Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Twee medewerkers projectenbureau Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd en Platform

Functie omschrijving

Wij zijn op zoek naar twee enthousiaste en gedreven professionals die ons team komen versterken. Als medewerker ben je onderdeel van het projectenbureau van het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd en Platform Sociaal Domein. Het projectenbureau is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de subsidieprogramma's op het gebied van inkoop, HR, ICT, financiën, AVG en secretariële ondersteuning. Als het om inkoop gaat, wil het OZJ haar inkoopbudget goed en zorgvuldig besteden. Het betreft hier immers veelal publieke gelden.

In jouw rol ben je verantwoordelijk voor het adviseren en ontzorgen van de projectleiders van de verschillende programma’s als het gaat om wijze van inkoop (aanbesteding of offerte), het opstellen van functieprofielen, de aanscherping van offertes en de administratieve afhandeling van de contractering. Je maakt daarin een vertaling van de behoefte van de projectleiders en programmamanagers over externe capaciteit naar functieprofielen en inrichting van het team. De Inkoopservicedesk is onder meer verantwoordelijk voor het uitvoeren van de aanbestedingen en het opstellen van de overeenkomst. Daarnaast hebben zij een belangrijke adviserende rol als het gaat om wijze van inkoop en het opstellen van profielen. Je draagt zorgt dat inkoopprocessen goed aansluit bij de projecten en dat de administratie daarvoor op orde. Als medewerker van het projectenbureau ben je allround en zul je naast het adviseren en ondersteunen van de projectleiders ook verschillende werkzaamheden administratieve werkzaamheden. Wij zijn een echt ‘hands-on’ team en zijn ook in staat werkzaamheden van elkaar over te nemen.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Het zowel proactief als reactief adviseren en ondersteunen op het inkoopproces rondom inhuur van personeel;
• Het adviseren en ontzorgen van de projectleiders van de verschillende programma’s als het gaat om wijze van inkoop (aanbesteding of offerte), het opstellen van functieprofielen, de aanscherping van offertes en de administratieve afhandeling van de contractering;
• Op verzoek en pro- actief signaleren en adviseren op contracten; denk aan afloopdatum en urenbesteding binnen een contract; •Verantwoordelijk voor het uitvoeren en verbeteren van gehele inkoopproces rondom de inhuur van personeel, inclusief het coördineren van DAS procedures (aanbestedingen) aan de OZJ-kant;
• Je verzorgt het aanmaken van verplichtingen in het workflow management systeem;
• Fungeren als aanspreekpunt op het gebied van inkoop en HR voor alle medewerkers binnen de verschillende programma’s; •Verantwoordelijk voor de juiste afstemming en samenwerking met de verschillende afdelingen van de VNG zoals financiën, servicedesk en de afdeling inkoop; •Het invoeren van gegevens in managementsystemen
• Aanvragen van specifieke benodigdheden voor externe inhuur •Het opvangen van piekmomenten van collega’s in het projectenbureau

Resultaat van de opdracht
Als medewerker van het projectenbureau heb je zorg gedragen voor een nauwkeurige projectadministratie, je hebt nauw contact onderhouden met de verschillende afdelingen van VNG en gezorgd voor een goed lopend proces rondom de inhuur van personeel. Je hebt functieprofielen opgesteld en nauw afgestemd met de inkoopafdeling van VNG. De projectleiders zijn accuraat ondersteunt met hun behoeften tot externe inhuur.

Functie eisen (1) en -wensen (•)

Beschikt over een afgeronde HBO opleiding; • Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van medewerker bedrijfsvoering, projectondersteuner of soortgelijk. • Aantoonbare werkervaring met gebruik van Exact Synergy of vergelijkbare platforms; • We gaan uit van gebruik van eigen laptop en telefoon

Aantoonbare werkervaring met van inkoopprocessen binnen de publieke sector.
Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met ondersteunende afdelingen (Inkoop, HR, Financiën) in de publieke sector.
Heeft aantoonbare werkervaring met afstemming met toeleveranciers en/of projectleiders.
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring workflow management systemen (Exact/AFAS/SAP of soortgelijk).
Aantoonbare werkervaring met een project- of verplichtingen administratie
meer...

Naar vacature

Meer vacatures van ZuidProfs