Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen
Secretaresse
Aanstellingsfunctie(s)
Niet-wetenschappelijk personeel
Faculteit(en)
Biomedical Engineering
FTE
0,5
Sluitdatum
09/07/2022
Aanvraagnummer
V50.5708
Functieomschrijving
Zit plannen, regelen en organiseren in je bloed? Werk je graag in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om medewerkers en studenten verder te helpen?We zoeken een enthousiaste, gedreven en flexibele collega die het leuk vindt om samen met de collega-secretaresse te zorgen dat alles op rolletjes loopt.
Algemeen
Het secretariaat is het hart van de onderzoeksgroep waar mensen binnenlopen met allerlei vragen. In de rol van secretaresse ben je de spin in het web. Samen met je collega secretaresse ben je verantwoordelijke voor alle voorkomende secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van de onderzoeksleiders en bijbehorende groepen: “Computational Biology”, “Systems Biology and Metabollic Disease”en “Synthetic Biology” en “Medical Image Analysis”. Deze groepen zijn met name actief in het focusgebied ‘Biomedical Imaging and Modelling’.Samen met je collega secretaresse heb je de vrijheid om alle taken, werkzaamheden en procedures op een efficiënte wijze in te richten. Daarnaast werk je ook samen met het BmE-secretaresse team.
Taken
Een indruk van je dagelijkse taken:- Je ondersteunt de betreffende hoogleraren en de bijbehorende groepen op administratief en organisatorisch gebied. Bijvoorbeeld met het:
- Plannen en notuleren van vergaderingen en andere bijeenkomsten.
- Beheren van agenda’s.
- Organiseren van reizen.
- Afhandelen van reserveringen.
- Verzorgen van declaraties.
- Eenvoudige personele wijzigingen in het HR-systeem.
- Je behandelt ingekomen e-mails en daar waar mogelijk handel je deze ook zelfstandig af of onderneem je de nodige acties.
- Je houdt (wetenschappelijke) publicaties in diverse systemen bij en beheert het (digitale) archief van de groep.
- Je ontvangt en regelt zaken voor nieuwe collega’s.
- Je helpt studenten bij administratieve vragen.
- Je verleent ondersteuning met betrekking tot de organisatie van afstudeercommissies (MSc), promoties en eindpresentaties.
- Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals: groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.
- Je vangt bij afwezigheid van je collega zaken op, zodat alles door kan gaan.
Functie-eisen
Gewenst profiel
- Je beschikt over MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar.
- Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, een zelfstandige en proactieve houding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen.
- Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
- Je beschikt over 1 tot 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
- Kernwoorden: initiatiefrijk, nauwgezet, integer, leergierig, flexibel, betrokken, organisatiesensitiviteit, betrouwbaar.
Arbeidsvoorwaarden
Het dienstverband start met een tijdelijk contract voor de periode van één jaar voor 0,5 fte. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische / organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd. Indien je al een vast contract aan de TU/e hebt, dan blijft dit gehandhaafd. Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal € 2.910, - bruto per maand bij een fulltime dienstverband (conform schaal 6 CAO Nederlandse Universiteiten).Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantietoeslag van 8%, 41 vakantiedagen op basis van een fulltime (40 uur per week) dienstverband, diverse opleidingsmogelijkheden en uitstekende sportfaciliteiten.
Deze vacature staat open voor zowel interne als externe kandidaten, waar bij gelijke geschiktheid interne kandidaten voorrang hebben.
Je start binnen een relatief nieuw team met een informele en prettige werksfeer. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en je kunt bijdragen om je eigen functie verder vorm te geven.
meer...
Meer vacatures van Tu e