Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Gedreven en ervaren Managementassistent

Gedreven en ervaren Managementassistent
Uur
24-32 uur
Salaris
€ 2.255 – € 3.301
Locatie
Breukelen
Niveau
MBO
Vervaldatum
14/12/2022
Raak jij enthousiast van een sleutelfunctie als managementassistent waarbij je veel naar je toe kan en mag trekken en de directeur écht kan ontlasten? Ben jij proactief, klantgericht en pak je makkelijk secretariële en financiële werkzaamheden op? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen

Als managementassistent van het regionale archief RHCVV, gelegen aan de rand van het historische Breukelen, ben je de steun en toeverlaat van de directeur en neem je allerlei administratieve en secretariële taken op je, zodat de kantoororganisatie op rolletjes loopt. Jouw drive is het ontlasten van de directeur en je trekt taken en werkzaamheden van nature naar je toe. Je werk houdt onder meer het volgende in:

• Je ondersteunt de directeur bij uiteenlopende secretariële en administratieve werkzaamheden waaronder agendabeheer opmaken van brieven, het uitwerken van notities en verwerken van facturen.
• Je maakt besluit- en actielijsten van overleggen en verslagen van bestuurlijke vergaderingen de daarbij behorende planning, het uitsturen van herinneringen en het klaarleggen van de stukken en documenten.
• Tevens handel je veel telefoonverkeer af voor de directeur alsmede het behandelen en afhandelen van de (digitale)correspondentie.
• Je bereidt interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten voor en zorgt daarbij zowel voor de uitnodigingen als de facilitaire zaken rondom zo’n overleg.
• Jij zorgt voor een perfecte agenda en ontvangst als wij bezoek krijgen van bijvoorbeeld de gemeenteraad of het college.
• Je draagt met je collega’s van de studiezaal zorg voor de netheid van het kantoor en de publieksruimtes en verricht diverse ondersteunende werkzaamheden voor activiteiten als lezingen en andere bijeenkomsten. Incidenteel vinden activiteiten plaats in de avond of in het weekend.
• Je zorgt voor het voorraadbeheer, plaatst bestellingen, regelt facilitaire zaken zoals het aansturen van de schoonmaak, onderhoudswerkzaamheden en storingen in het gebouw en aan kantoorapparatuur zoals het kopieerapparaat en het koffieapparaat.

Wie ben je?

Je bent proactief, klantgericht en vrolijk ingesteld. Je ziet wat er moet gebeuren en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel waardoor je secuur werkt en alle taken planmatig en met gezond verstand vlot oppakt. Omdat er veel ad-hoc-zaken voorbijkomen weet jij snel en adequaat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en doorgrond je dagelijkse uitdagingen vlot. Samenwerken is je tweede natuur, maar zelfstandig kan jij je ook goed redden bij het uitvoeren van je werkzaamheden en taken. Je bent stressbestendig en hebt relativeringsvermogen en kan makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden.

Dit soort taken en werkzaamheden spreken je aan en geven de functie de dynamiek waar jij naar op zoek bent.

 Wat breng je mee?

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau; een afgeronde secretariële opleiding (bijvoorbeeld Schoevers) is een pré.
• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie binnen een kleine tot middelgrote bestuurlijke of culturele organisatie.
• Goede communicatieve vaardigheden in de Nederlandse taal is een vereiste, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent secretarieel ruimschoots onderlegd. Microsoft Office heeft voor jou bijvoorbeeld geen geheimen.
• Je bent 24 tot 32 uur per week beschikbaar en inzetbaar verdeeld over 4 werkdagen van maandag tot en met donderdag. (De werkzaamheden zullen plaatsvinden op onze locatie.)

meer...



Meer vacatures van Stichtse Vecht