Ambtelijk secretaris

De functieomschrijving van een ambtelijk secretaris AZSV Aalten

Als ambtelijk secretaris voer je verschillende secretariële taken uit voor het bestuur van AZSV. Vanuit deze functie ben je geen lid van het bestuur en heb je dus geen stemrecht. Je hebt een duidelijke ondersteunende functie.

Voor
onderstaande werkzaamheden

ben je verantwoordelijk als ambtelijk secretaris:

• Agendabeheer
• E-mailcommunicatie
• Inkomende en uitgaande post verwerken
• Bestuursvergaderingen plannen, voorbereiden en notuleren (iedere 3 weken)
• Toezicht houden op de gemaakte afspraken, relevante verplichtingen en lopende processen in de organisatie.
• Uitvoering bewaken van de genomen besluiten.
• Plannen, voorbereiden en notuleren van (leden)vergaderingen

Persoonlijke kwaliteiten

Plannen en organiseren.

 Je bent als ambtelijk secretaris verantwoordelijk voor veel verschillende documenten en papieren. Het is aan jou om vergaderingen te plannen. Het is dan ook handig als je goed bent in plannen, regelen en categoriseren.

Managementvaardigheden

. Tijdens vergaderingen is de secretaris degene die een oog houdt op het verloop, ook al is hij of zij niet de voorzitter. Merk je bijvoorbeeld dat iemand steeds iets probeert te zeggen, maar wordt er over die persoon heen gepraat? Dan kun je dat aangeven bij de voorzitter.

Oog voor detail.

 Wanneer je interne en externe communicatie verzorgt, ben je de stem van de organisatie. Het is dan ook belangrijk dat je ervoor zorgt dat je alles goed naloopt en controleert op eventuele fouten of dingen die over het hoofd zijn gezien.

Samenwerken

. Hoewel je als ambtelijk secretaris veel zelfstandig werkt, ben je ook regelmatig in contact met anderen binnen en buiten de organisatie. Om alles in goede banen te leiden, moet je goed kunnen samenwerken met anderen.

Notuleren

. Vergaderingen leg je vast door middel van notulen. Het is daarin belangrijk om alle relevante informatie op te nemen in het verslag, maar om niet zo uitgebreid te werk te gaan dat lezers van de notulen tijd verdoen aan zinloze discussies.

Computervaardigheden

. Vandaag de dag verloopt de meeste communicatie digitaal, en ook de notulen maak en werk je uit op een computer. Het is dan ook handig als je de weg kunt vinden op een computer.

Aantal uren
Circa 3 à 4 uur per week (uren kunnen per week verschillen)
Vergoeding
De huidige functie van secretaris in het bestuur is al geruime tijd vacant en moeilijk invulbaar. We zijn dus op zoek naar een ambtelijk secretaris die tegen vergoeding de taken van de secretaris op zich wil nemen. De vrijwilligersvergoeding die wij voor ogen hebben is € 125,- per maand.

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van Azsv Aalten
Meer Ambtelijk secretaris vacatures