Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Teammanager Bedrijfsondersteuning- Interne Dienstverlening

Bedrijfsondersteuning
Dienstverlening
Publieke sector

Soort vacature:

Parttime

Functie:

Teammanager Bedrijfsondersteuning

Locatie:

regio Noord-Holland

Duur:

6 maanden met optie tot verlenging

Opleidingsniveau:

HBO/WO

Startdatum:

17 april 2023

Uren per week:

28 - 32

Salarisindicatie:

FSK 11

Wie zoeken wij?

Het team Bedrijfsondersteuning binnen de afdeling Interne Dienstverlening is onderverdeeld in twee clusters zijnde het cluster
Bestuurssecretariaat
en het cluster
Managementassistente
.
Bestuurssecretariaat ondersteunt het College en directie en het managementassistente 40 lijnmanagers van de 5 afdelingen. 
Als Teammanager Bedrijfsondersteuning geef je leiding aan een hecht en hardwerkend team van enthousiaste en gedreven collega’s binnen de afdeling Interne Dienstverlening. Het team ondersteunt dagelijks het management, directie en bestuur van de gemeente en is daarbij intermediair tussen manager en de medewerkers, de stad en ketenorganisaties.

Het DNA van het team is dienstverlenend. Met vakkundigheid en bevlogenheid wordt naar praktische oplossingen voor agendabeheer, stukkenstroom, events in de afdelingen, ondersteuning portefeuille overleggen, mailbox beheer, notuleren en gedelegeerde administratieve ondersteuningstaken gezocht.

Voor beide clusters geldt dat zij in het ondersteuningsproces sterk verbonden zijn met de gehele organisatie zoals communicatie, bestuurondersteuning, de griffie, inhoudelijke afdelingen en managers zoals- Publiekszaken, Leefklimaat en Sociaal Plein en andere teams van de bedrijfsvoering (Facilitair, Financiën en ICT).

Wat ga je doen?

De bestaande diensten en werkverdeling door het cluster Managementassistente aan managers moet onder aansturing van de Teammanager Bedrijfsondersteuning herijkt en verandert worden. Klantwensen van managers moeten hierin worden afgewogen en moet helderheid geven over rol en te verlenen diensten, werkbalans en samenwerking in het cluster.

Er is de noodzaak vanuit concerndoelen om het ketenproces en taken voor gehele ondersteuning aan College te verbeteren zodat er een integraal en logische verbonden bestuurlijke ondersteuningsproces is.

Jij zal namens het cluster Bestuur- en directiesecretariaat hierin input en mede verandering geven.

• Proceseigenaar zijn van de processen Bestuurssecretariaat en managementondersteuning.
• Dagelijkse leidinggeven (personeelszaken, financiën en werkverdeling) in het beheer van het team Bedrijfsondersteuning.
• Definiëren, aanpassen en sturing geven aan de dienstverlening van het team.
• Opstellen en sturing geven aan het teamplan 2023 en hierboven genoemde veranderopgave.
• Collectieve sturing geven aan de concern – en afdelingsdoelen vanuit een leuk en dynamisch MT interne Dienstverlening.

Je geeft sturing aan de onderstaande verandering:

• Dagelijks beheer voor een passende bezetting, werkdruk en ziekteverzuim en het creëren van samenwerking in het team
• Uitvraag- denk en inrichting van voor een toekomstbestendige taakuitvoering van het cluster Managementassistente met een nieuwe dienstpakket, werkwijze, formatie en urenverdeling.
• (Mede) adviseren over verbeteren van het gehele proces –en dienstenpakket voor de College ondersteuning en daarin de rol van het cluster Bestuurssecretariaat
• Versterking van (digitale) skills en kennis van het team.

Wat breng je mee?

• Beschikbaar per 17 april 2023 voor minimaal 28 uur per week.

(Eis)

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als medewerker Burgerzaken.

(Eis)

• Afgeronde HBO opleiding.

(Eis)

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als Teamleider/manager van een groep van 20-25 fte binnen een gemeentelijke organisatie. Benoem dit duidelijk in het cv.

(Eis)

• Je hebt

twee referenties

toegevoegd aan je cv.

(Eis)

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar voor PIFOACH-taken als Teamleider binnen een bedrijfsvoeringorganisatie. Benoem dit duidelijk in het cv.

(Pré)

• Aantoonbare werkervaring met veranderprocessen binnen bedrijfsvoering ondersteuning.

Benoem tenminste 2 voorbeelden op een aparte pagina in het cv.
(Pré)

• Aantoonbare kennis van administratieve processen in de werkvelden zoals geschetst in de opdracht en/of in andere ondersteunende bedrijfsvoering.

(Pré)

Beschik je ook over de volgende competenties?

• Klantgericht werken, initiatief nemen.
• Samenwerken en samenlevingsgericht werken.
• Blijven ontwikkelen is de rode draad.
• Daadkracht en resultaatgerichtheid.
• Overtuigings- en daadkracht.
• Leidinggevende capaciteiten, neemt eigenaarschap.
• Omgevingsbewustzijn (politiek en organisatie sensitiviteit)
• People skills (verbinden, feedback geven, weerstand benoemen en aanspreken).

Belangrijk om te weten

Bij start van de opdracht wordt er een VOG aangevraagd.
meer...



Meer vacatures van Axiflex