Management Assistent & Communications

SD Worx Staffing Solutions

• Maastricht

19-04-2024
Sappi is een wereldwijd gediversifieerd houtvezelbedrijf dat zich richt op het leveren van oplossende houtpulp, verpakkingen en speciaal papier, grafisch papier, evenals biomaterialen en biochemische stoffen aan ons directe en indirecte klantenbestand in meer dan 150 landen. Sappi heeft meer dan 12.800 werknemers in meer dan 35 landen en productieactiviteiten op drie continenten.

Functiebeschrijving

De functie-inhoud omvat ondersteuning op secretarieel en operationeel gebied aan verschillende MT leden zoals:

• Verzorgen van de overwegend vertrouwelijke (e-mail) correspondentie (proactief signaleren en uitvoering geven aan actiepunten en bewaken van deadlines), zodanig dat een adequate behandeling van de correspondentie verzekerd is.
• Postverzorging.
• Complex agendabeheer om een doelmatige tijds- (dag/week/maand) indeling te bevorderen.
• Afstemmen van agendapunten t.b.v. vergaderingen, het notuleren van vergaderingen en het voorbereiden van vergaderdocumenten en het bewaken van gemaakte afspraken.
• Screenen van inkomende telefoongesprekken en beslissen over al dan niet doorverbinden afhankelijk van aard, doel en verzoek van het gesprek.
• Invoer van gegevens in standaarddatabases / spreadsheets.
• Afhandeling van administratieve taken (o.a. facturatie).
• Regelen van facilitaire zaken (denk aan bijvoorbeeld voorraadbeheer van kantoorartikelen).
• Aanvoelen en afstemmen van prioriteiten t.b.v. een tijdige beschikbaarheid van bescheiden voor superieur en het door hem nakomen van afspraken.
• Organiseren en verzorgen van de administratie van werkbezoeken, klantbezoeken en dienstreizen (boeken van lunches, diners, reizen, hotels etc.).

Daarnaast zullen de taken ook bestaan uit een aantal communicatie zaken zoals:

•  Het bewaken en het uitdragen van de Sappi huisstijl.
•  Verantwoordelijk voor het intranet / Sappi net door o.a. het vervullen van de rol van Superuser.
•  Verantwoordelijk voor Social Media.
•  Het opzetten en beheren van Linked Community Platform.
•  Interne communicatie; Flash (nieuwsbrief), mededelingen, lichtkrant.
•  Events: organisatie en communicatie rondom interne- en externe evenementen.
•  Contacten met externe partijen.

Functie-eisen

• HBO- niveau.
• Heeft ervaring als management assistant met aantoonbare affiniteit op het gebied van communicatie.
• Heeft uitstekende mondelinge vaardigheden en heeft een goed gevoel voor taal, een vlotte pen.
• Heeft een professionele beheersing in woord en geschrift van het Nederlands en Engels.
• Is servicegericht.
• Heeft zeer veel tact en integriteit vanwege de regelmatige in- en externe contacten op hoog niveau en de grote mate waarin functiehouder in aanraking komt met vertrouwelijke info.
• Is een proactieve en daadkrachtige collega. Stelt prioriteiten, weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en weet ook in hectische perioden het overzicht te behouden.
• Is representatief en gastvrij.
• Heeft een no nonsense en hands on mentaliteit.
• Is stressbestendig.
• Is innovatief en creatief.
• Heeft professionele ervaring met het gebruik van standaard Microsoft Office-software (Word, PowerPoint, Excel). Kennis van grafisch ontwerpsoftware (bv Photoshop) is een pluspunt. Is vlot in eigen maken en werken met digitale systemen.

meer...

Naar vacature

Meer vacatures van SD Worx Staffing Solutions