Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Managementassistent

Algemene informatie

De functie in het kort:

Salaris (36 uur)
€ 2.524,- tot € 3.749,- bruto p/m
Startdatum
Opleiding
HBO
Standplaats
Amsterdam
Uur per week
24-32
SKJ registratie?

De functieomschrijving

Startdatum:
z.s.m.

Uur per week:
In overleg (24 uur- 32 uur).

Standplaats:
Amsterdam maar het kan voorkomen dat je ook weleens op locatie Friesland, Groningen of Drenthe aanwezig moet zijn.
Per 1 juli 2022 wordt William Schrikker Jeugdbescherming & Jeugdreclassering geleid door 3 directeuren, waar elke directeur integrale verantwoordelijkheid heeft voor zijn/haar clusters. De directeuren worden beleidsmatig ondersteund door één Directiesecretaris die hen ondersteunt en adviseert op strategisch, tactisch en organisatorisch niveau. In de driehoek directeur- directiesecretaris- managementondersteuning, zijn wij op zoek naar een Managementassistent, die samen met de andere 3 Managementassistenten dé verbindende en borgende schakel vormt tussen het brede landelijke beleidsvlak en de clusters.

Jouw Functie

Als Managementassistent voer je het secretariaat uit voor één of meer directeuren van de organisatie en/ of stafhoofden volgens een vastgesteld takenpakket en voor de gehele organisatie een gestandaardiseerde werkwijze.

Welke positie neem ik in?
Als Managementassistent ontvang je hiërarchisch leiding van de directie WSS JB&JR. Daarnaast ben je lid van de vakgroep managementondersteuning waar ook de andere 7 managementassistenten aan deelnemen. Hier is ruimte voor professionele ontwikkeling en intervisie.

Als Management Assistent kun je aan de ene kant zien wat er in het cluster speelt en weet je aan de andere kant welke afspraken er op landelijk/ concern breed niveau zijn. Het is zeer gewenst, zeker als je let op de lijn vanuit het bestuur naar de medewerkers in het cluster, dat jij degene bent die zicht heeft op wat er in binnen en buiten een specifiek cluster gebeurt. Je bent als het ware een ‘poortwachter’ van informatie en rechterhand voor de directeur.

In de rol van ‘Poortwachter’
In de rol van poortwachter kun jij een
linking pin
zijn die voor de directeur de informatiestromen beheerst. Als poortwachter heb je toegang tot bepaalde informatie om er waar mogelijk zelf alvast mee aan de slag te gaan en/ of om deze informatie te delen/ verspreiden waar nodig. Tevens kan jij deze informatie voorbereiden voor de directeur zodat deze hier binnen het cluster goed mee kan werken. In samenwerking met de directeur ben jij de bewaker die zorgt dat de juiste informatie op de juiste wijze bij de juiste mensen op het juiste moment kan belanden.

Wat kan ik doen om de doelen te bereiken? (takenpakket)

• Levert een bijdrage aan de concretisering van de leidende principes van de organisatie in de dagelijkse werkzaamheden door: aan te sluiten bij de vraag van de interne opdrachtgever(s), oplossingsgericht te werken, een bijdrage te leveren aan het verbeteren, standaardiseren en digitaliseren van werkprocessen en door met collega’s expertise en informatie uit te wisselen gericht op het continue verbeteren van een deskundige werkhouding en uitvoering van werkzaamheden;
• Levert ondersteuning conform het op de afdeling geldende takenpakket;
• Neemt actie in de voorbereiding en de nakoming van de planning- en controlcyclus en de jaar-/ werkplanning waar de interne opdrachtgever verantwoordelijkheid voor draagt;
• Ondersteunt organisatorisch en inhoudelijk dat de interne opdrachtgever is voorbereid op interne en externe besprekingen, vergaderingen, congressen, meetings e.d. en attendeert op te nemen acties;
• Zorgt voor de bereikbaarheid, het agendabeheer en het attenderen op te nemen acties in de dagelijkse werkzaamheden;
• Stelt verslagen op van periodieke vergaderingen en gesprekken en zorgt voor archivering;
• Concipieert interne en externe (standaard-) correspondentie en nieuwsbrieven, coördineert poststromen en publicaties en zorgt voor dossieropbouw, registratie en archivering;
• Ondersteunt de interne opdrachtgever bij het opstellen van (beleids)notities, interne en externe dienstverlenings-/ leverancierscontracten en de evaluatie en verantwoording daarvan;
• Geeft volgens afspraken met de interne opdrachtgever akkoord voor declaraties en facturen;
• Verricht secretariële en administratieve handelingen ter uitvoering van het P&O beleid door de interne opdrachtgever;
• Werkt zelfstandig en in collegiaal verband aan een deskundige werkhouding en professionele uitvoering van werkzaamheden, evenals aan het continue verbeteren en standaardiseren van werkprocessen voor het secretariaat van de organisatie;
• Zorgt voor duidelijkheid binnen het team over de stand van zaken van secretariaatswerkzaamheden bij interne opdrachtgevers volgens de bij de organisatie gestandaardiseerde werkwijze;
• Onderhoudt voor de functie relevante in- en externe contacten.

Wat vragen wij?

• Een HBO werk- en denkniveau; diploma in een secretariële richting, aangevuld met een afgeronde vakcursus Directiesecretaresse/ managementassistent.
• Meerjarige ervaring in de uitvoering van het secretariaat t.b.v. een lijndirecteur in bij voorkeur een grote zorgorganisatie.
• Kennis van de relevante wet- en regelgeving (bescherming persoonsgegevens).
• Kennis van en ervaring in het werken met geautomatiseerde systemen en applicaties.

Salaris en arbeidsvoorwaarden

Bij de William Schrikker Jeugdbescherming & Jeugdreclassering zorgen wij goed voor anderen. Zeker ook voor onze werknemers. Voor de vacature Managementassistent mag je rekenen op een uitstekend pakket aan arbeidsvoorwaarden, zoals:

• Een salaris tussen €2.524,- en €3.749,- o.b.v. 36 uur (conform CAO Jeugdzorg schaal 8);
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantiegeld van 8%.
• Een telefoon, laptop en NS business card.
• Flexibele werktijden die je zelf in kunt delen.
• Pensioenopbouw bij pensioenfonds PFZW.

meer...



Meer vacatures van Managementassistent