Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Administratief medewerker griffie

Vaste formatie, schaal 7, 16 uur
Wil jij werken voor een ambitieuze gemeenteraad en een dynamische stad? In een collegiaal team op een prachtige (werk)plek? Wij zoeken een allround secretarieel en administratief medewerker. Een collega die van aanpakken weet en de griffier en het team ondersteunt om ervoor te zorgen dat alles voor de raad op rolletjes loopt.

Wat ga je doen?

Jouw bijdrage is erop gericht om de secretariële en administratieve ondersteuning verder in te richten en door te ontwikkelen samen met de griffiemedewerker en de griffier. Je hebt daarin je eigen taken en bent de eerste vervanger van de griffiemedewerker.

Concreet houdt dit in dat jij:

• De griffier ondersteunt;
• bij het beheren van de agenda en het maken van afspraken;
• ondersteuning verlenen aan diverse overleggen die de griffier voorbereid;
• andere secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Administratieve en secretariële ondersteuning verleent aan de rekenkamercommissie, de auditcommissie en eventueel andere raadscommissies;
• Administratieve ondersteuning verleent bij diverse bedrijfsvoeringstaken zoals de uitgifte van devices, de administratie van de fractiebudgetten en behandeling van declaraties van raads- en steunfractieleden;
• Faciliteiten en vergaderruimtes voor fracties en raadsleden regelt;
• Ondersteuning verleent aan de werkzaamheden van de griffiemedewerker, zoals:
• Tussentijds bijhouden van het vergadersysteem en werkzaamheden verrichten in het vergadersysteem;
• Het voorbereiden en afhandelen van vergaderingen van de gemeenteraad;
• Voorbereiden van interne werkoverleggen zoals agenda’s, afspraken noteren en faciliteiten regelen;
• De eerste vervanger bent van de griffiemedewerker die de stukkenstroom naar de raad beheert en afwikkelt;
• Beschikbaar bent op dinsdag, donderdag en/of vrijdag waarbij de te werken uren over 2 of 3 dagen kunnen worden verdeeld.

Dit is jouw werkplek

De gemeenteraad beschikt over een eigen griffie die bestaat uit 5 medewerkers onder leiding van de griffier. Het griffieteam regelt achter de schermen alles wat de raad nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. We werken als team in een hectische en dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is en onze rollen en taken sterk in ontwikkeling zijn. Als griffie willen we klantgericht zijn naar de raadsleden en de raadsfracties. Onze dienstverlenende houding is er ook voor inwoners en organisaties uit de stad en de ambtelijke organisatie.

Onze diensten zijn onder te verdelen in drie takken:

• Advisering en ondersteuning: adviseren van de raad binnen zijn drie rollen en het geven van informatie over nieuwe ontwikkelingen en wetgeving.
• Procesmanagement: het goed laten verlopen van processen en besluitvorming en het doen van voorstellen voor verbetering van de effectiviteit en de efficiëntie van de werkzaamheden binnen de griffie en t.b.v. de raad en de Avond voor de Stad en het uitwerken en trekken van deze projecten.
• Netwerken: investeren in een samenwerking tussen de griffie, de ambtelijke organisatie, de stad en de regio waarbij de insteek is elkaar te versterken.

Dit is wat we van je vragen

• Een administratieve- of secretariële opleiding op mbo-niveau is een pré;
• Ervaring in een secretariële of administratieve functie;
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;
• Je kunt goed plannen en organiseren;
• Flexibiliteit en de bereidheid om in overleg ook buiten kantoortijden te werken;
• Verantwoordelijkheidsgevoel;
• Affiniteit met politiek en politici.

Jij onderscheidt je door:

• creativiteit: je komt met originele oplossingen en nieuwe werkwijzen die verband houden met je functie.
• verbindend vermogen en openheid; je maakt contact, geeft feedback en staat open om feedback te ontvangen.
• klant- en kwaliteitsgerichtheid: je bent proactief en stelt hoge eisen aan de kwaliteit van je werk.
• politieke sensitiviteit: je kunt je verplaatsen in de positie van raadsleden en hebt gevoel voor jouw eigen onafhankelijke en neutrale rol daarin.
• klantgerichtheid: je onderzoekt de wensen en behoeften van de klant (met name de raadsleden) en laat zien vanuit dat perspectief te denken en handelen.
• je bijdrage aan het gezamenlijk resultaat van de griffie.

Wat krijg je van ons?

Je gaat werken voor een veelzijdige stad. We zijn trots op onze historie, terwijl we de blik stevig op de toekomst richten. We staan open voor jouw ideeën en de lijnen zijn kort, richting raad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie. Dat zie je terug in ons moderne, open Stadshuis. Daar maken we graag een plek voor jou. Verder hebben we voor je;

• een salaris van maximaal € 3.301,- (schaal 7) bij een 36-urige werkweek;
• na één jaar, en bij goed functioneren, een vast contract;
• een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je brutosalaris dat je vrij kunt besteden aan de beschikbare doelen, passend bij jouw persoonlijke wensen;
• een professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling;
• prima secundaire arbeidsvoorwaarden.

Meer weten en/of solliciteren?

Wil je meer weten over deze functie en hoe het werken is bij de gemeente Nieuwegein? Neem dan contact op met Jan Karens, Griffier, via telefoon 06-14308854.

Je kunt tot en met woensdag 6 juli 2022 reageren op deze vacature.
De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op maandag 11 juli a.s.
meer...



Meer vacatures van Nieuwegein