Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Teamleider Managementassistenten

Dienstverlening/facilitair
Management en bestuursondersteuning
36

In het kort

Ben jij de coachend leider die actief en op een positieve wijze de samenwerking zoekt binnen en buiten het team?
Trek jij alles uit de kast om te zorgen dat medewerkers het beste uit zichzelf halen en ben jij diegene die het een uitdaging vindt om het team managementassistenten naar een hoger plan te tillen? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

Als onderdeel van de afdeling Faciliteiten is het team managementassistenten het organiseertalent van de Gemeente Tilburg. Waar behoefte is aan organiseertalent is een bevlogen medewerker beschikbaar die efficiënt en met hoge kwaliteit ervoor zorgt dat directie, management en afdeling zich kunnen focussen op hun eigen taken en werkzaamheden. Als teamleider managementassistenten ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van een deel van de managementassistenten (± 25 medewerkers). Dit doe je samen met je collega teamleider, onder leiding van de teammanager.

• Je zorgt voor een optimale personeelsbezetting: je stuurt en faciliteert de in-, door- en uitstroom van medewerkers, je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van de strategische personeelsplanning én je zorgt voor de juiste persoon, op de juiste plek, op het juiste moment;
• Je voert continue dialooggesprekken: je bevordert en ontwikkelt de juiste gedragsvaardigheden bij de individuele managementassistent. Je coacht medewerkers in de gewenste ontwikkeling en maakt resultaatgerichte afspraken met hen;
• Je voert dag- en/of weekstarts en cluster overleggen met de verschillende secretariaten. Je zorgt voor draagvlak voor ontwikkelingen binnen het team Managementassistenten en van de afdeling Faciliteiten. Je draagt bij aan het ontwikkelen en in stand houden van een positief werkklimaat: je toont het juiste voorbeeldgedrag, draagt zorg voor goede arbeidsomstandigheden en zorgt voor een positieve - op talentontwikkeling gerichte – sfeer;
• Je bent samen met de teammanager verantwoordelijk voor werving & selectie, ziekteverzuimbegeleiding, werkoverleg, inzet tijdelijk personeel, kennisontwikkeling bij medewerkers en procedurebewaking;
• Je bouwt en onderhoudt een netwerk met onderwijsinstellingen, begeleidt stagiaires en coördineert stagetrajecten;
• Je signaleert knelpunten en draagt bij aan de oplossing door het geven van gevraagd
• en ongevraagd advies aan het management. Je vormt de linking-pin tussen teammanager en medewerkers van het desbetreffende team en vormt voor beide partijen een klankbord.;
• Je houdt ontwikkelingen in het vakgebied actief bij en waar nodig vertaal je deze in overleg met de teammanager naar nieuwe procedures, werkwijzen, opleidingsbehoeften en/of ontwikkelopgaven. Je levert een bijdrage aan de ontwikkeling en realisatie van de opdracht van
• het team door voor een optimale procesvoering te zorgen, de voortgang en
• kwaliteit van de geleverde diensten te bewaken, medeverantwoordelijkheid te
• dragen voor de inzet en het beheer van middelen binnen het team;
• Je neemt in overleg met de teammanager deel aan project- en/of werkgroepen binnen de afdeling faciliteiten en kunt eventueel de rol van voorzitter of projectleider op je nemen.

Hoe kan jouw dag eruitzien?

Je hebt een drukke en afwisselende dag voor de boeg. Je start je dag vanuit huis waar je mails beantwoordt en een aantal individuele aanvragen van jouw medewerkers in het personeelssysteem verwerkt. Daarna heb je enkele afspraken via Teams. Als eerste staat er een weekstart gepland met de managementassistenten van de directie. Daarin wordt besproken welke doelen er zijn gesteld voor deze week. Knelpunten in het werk en mogelijke verbeteringen staan hier centraal. Aansluitend heb je een overleg met de teammanager en collega teamleider waarin je alle zaken bespreekt die er op dat moment spelen in het team. Hieruit komt als actie dat er nog zaken moeten worden voorbereid voor een overleg dat gepland staat voor volgende week. Ondertussen komen er diverse telefoontjes binnen met een aantal vragen van verschillende managementassistenten en senior medewerkers van de afdeling Faciliteiten. Die kunnen gaan over de (individuele) doorontwikkeling. Deze verzoeken prioriteer je en je kijkt wat je meteen af kunt werken.

Voor de lunch vertrek je naar kantoor omdat je in de middag een aantal fysieke afspraken hebt. Je luncht samen met enkele collega’s in het werkcafé. Naast de luchtige persoonlijke gesprekken komen er ook wat serieuzere onderwerpen voorbij. Na de lunch heb je twee continue dialogen met managementassistenten waarin je hun ontwikkelafspraken bespreekt. Aansluitend vindt er nog een hybride weekoverleg plaats met een ander cluster in het vergadercentrum, waarbij een deel van de genodigden fysiek en een deel digitaal op afstand deelneemt. Aan het einde van de dag heb je nog wat tijd zonder afspraken staan, wat je de kans geeft om je mail te bekijken en de afspraken voor morgen voor te bereiden.

Wat breng je mee?

• HBO plus werk- en denkniveau, affiniteit met Facilitaire bedrijfsvoering;
• Je bent 36 uur per week inzetbaar;
• Je hebt bewezen ervaring in het aansturen en ontwikkelen van teams;
• Je bent flexibel, goed in plannen en organiseren en je bent besluitvaardig;
• Je beschikt over voldoende sensitiviteit op het gebied van bestuur en politiek en weet je weg te vinden binnen een ambtelijke organisatie;
• Je kent het belang van stakeholdermanagement.

Wat krijg je ervoor terug?

• We streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich thuis voelt en zichzelf kan zijn. Een diversiteit aan ervaringen, achtergronden en talenten in teams voegt waarde toe aan onze organisatie en de stad Tilburg;
• De functie is ingeschaald in salarisschaal 10 met aanloopschaal 9. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.865, - en maximaal € 4.671, -. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte;

Het betreft een structurele functie. In eerste instantie krijg je een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar aangeboden;

• Een functie binnen één van de beste overheidsorganisaties van Nederland;
• Keuze uit verschillende trainingen in het Tilburgs Leerhuis waarmee je elke dag beter kunt worden;
• Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet, heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg;
• Goede werk-privébalans; een fulltime dienstverband is maximaal 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken is na de inwerkperiode vanzelfsprekend;
• Een individueel keuzebudget van 17,05% dat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt;
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

De sollicitatiegesprekken zijn fysiek en staan gepland voor maandag 10 oktober tussen 13:00 – 17:00

Vragen?

Solliciteer via de onderstaande button. Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Pieter Hens, Teammanager, via tel nr. 06 15479506. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar personeel@tilburg.nl onder vermelding van vacaturenummer:

FAC22-14.

Gemeente Tilburg

Werken binnen een team met lef
Vooroplopen met de nieuwste ontwikkelingen
Modern personeelsbeleid en sterk scholingsbeleid

Vacature informatie

Open sinds 20-09-2022
Sluitingsdatum 04-10-2022

Kun je de vacature die je zoekt niet vinden?

Meld je aan voor een Job Alert en krijg per e-mail bericht zodra de vacature beschikbaar komt!

meer...



Meer vacatures van Gemeente Tilburg