Freelance ambtelijk secretaris Gemeente aantal uren in overleg
Voor de OR van de Gemeente Bunnik zoeken we per direct een interim ambtelijk secretaris voor de duur van minimaal een half jaar. Een van de taken van de interim ambtelijk secretaris is het inwerken van de interne ambtelijk secretaris, die wel nog geworven en gevonden moet worden, zodat deze in oktober 2024 deze functie zelfstandig kan uitvoeren. Dus naast onderstaande werkzaamheden en taken zijn ook didactische en coachende vaardigheden gewenst. Dat betekent dat het aantal uren niet geheel vaststaat en deze in overleg moeten worden bepaald en ingepland. Als indicatie hebben we een vergaderschema bijgevoegd.
Taken
Uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig gebied, zodanig dat de ondernemingsraad, binnen de door hem aangegeven kaders, optimaal wordt ondersteund.Secretarieel
Zorgen voor en toezien op een doelmatige inrichting en werkwijze van het OR – secretariaat.
- Verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie:
- Opstellen en redigeren van brieven, verslagen, adviezen en dergelijke.
- Opstellen en redigeren van diverse interne communicatieberichten .
- Zorgen voor correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van OR- en commissievergaderingen:
- Vastleggen van de vergaderplanning.
- Opstellen van de conceptagenda, waar nodig geven van toelichting op de te behandelen onderwerpen.
- Notuleren van de vergaderingen en verzorgen van de verslaglegging.
- Bewaken van gemaakte afspraken en besluitenlijsten.
- Verrichten van diverse overige secretariële taken, waaronder:
- Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies en verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie en zo nodig geven van richtlijnen.
- Bijdragen aan de totstandkoming van het jaarverslag, verzorgen van de redactie en zorgen voor de uitvoering en verspreiding van het jaarverslag.
- Beheren en actualiseren van de website van de OR, of verzorgen van andere publicaties van de OR ten behoeve van de communicatie met de achterban van de OR.
Verrichten van voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden en mede verzorgen van een adequate communicatie, gericht op de organisatie van vergaderingen en informatieverwerving en – verstrekking, waaronder:
- Organiseren van OR-vergaderingen, overlegvergaderingen en commissievergaderingen; zorg voor faciliteiten, hulpmiddelen en uitnodigingen.
- Organiseren van scholing van een interne ambtelijke secretaris, zowel logistiek als inhoudelijk en geven van nodige cursussen en houden van presentaties.
Naar vacature
Meer vacatures van Oavm